1. Retour op werkbon
2. Retour van werkbon naar Leverancier
3. Retour van werkbon naar Magazijn
4. Rechtstreeks retour Leverancier
5. Rechtstreeks retour Magazijn

ad 1:
Hier wordt bedoeld dat het uitgegeven materiaal feitelijk verminderd wordt (bijvoorbeeld minder gebruikt dan uitgegeven of besteld) zonder verdere administratieve en kostentechnische consequenties: Het aantal te factureren aan de klant in geval van een regiefactuur wordt verminderd (om welke reden dan ook), maar er komt niet daadwerkelijk materiaal retour voor magazijn of leverancier, en geregistreerde kosten worden ook niet verminderd.

ad 2 t/m 5:
Normaal gesproken bij werkelijk retouren moeten materialen echt retour naar de leverancier of naar het magazijn, en moeten ook de kosten afgeboekt worden van de werkbon (2 & 3).
Indien materialen retour komen voor magazijn of leverancier zonder dat daar (nog) een werkbon tegenover hangt, worden 3 & 4 beschreven.

Voor een sluitende kostenbewaking/projectadministratie zouden retouren altijd via wijze 2 of 3 moeten lopen.

Retour materiaal op een werkbon / correcties

• (in alle andere gevallen: zie werkwijzes verderop beschreven)
• LET OP: Eventueel moet de werkbon nog eerst van status gewijzigd worden indien deze reeds Gereed is gemeld
• Indien er kostenregistratieregels zijn onder de materiaalregel, en ook de kosten moeten gecorrigeerd worden:
  • Ga naar deze kostenregistratie regel toe, en pas hier het aantal aan.
  • Het aantal op de werkbonregel is nu ook gelijk aangepast.
• Indien er geen kostenregistratieregels zijn en/of de kosten NIET aangepast moeten worden:
  • Wijzig de materiaalregel en pas het aantal aan.
  • Let op: De kostenregistratie regel is NIET aangepast, de origineel geboekte kosten blijven dus onaangepast!
• Bij een regie factuur zullen DEZE aantallen dus nu op de factuur komen. 

• Kopieer (kopieer en plak) de originele regel.
• Wijzig het aantal in het retouraantal en maak deze regel NEGATIEF
• Kies voor de functie "Bestellen"
• Naar wens kan gekozen worden voor "Materiaalbon overslaan", we weten immers al zeker dat we een (negatieve) inkooporder willen aanmaken.
   
• Ga naar de aangemaakte inkooporder, en kies hier voor een andere layout: een RETOURBON layout
  (Deze moet dus wel aanwezig zijn, het is in feite een kopie van uw default inkooporder, en dan met retourteksten/informatie).
• Deze bon kan afgedrukt worden ter begeleiding van de retour zending.
• Voor de administratieve afhandeling zal deze inkooporder op "besteld" en "ontvangen" (met negatieve aantallen) gezet moeten worden!
• Op de werkbon zijn de kosten nu in mindering gebracht, en de zending is retour.
• Let op: indien de retourzending kosten met zich mee brengt moeten deze apart geboekt worden en/of de bedragen aangepast worden!

• Kopieer (kopieer en plak) de originele regel.
• Wijzig het aantal in het retouraantal en maak deze regel NEGATIEF
• Kies voor de functie "Bestellen"
• Hier kan NIET gekozen worden voor "Materiaalbon overslaan", er moet immers een (negatieve) magazijnlijst aangemaakt worden en geen inkooporder.
• Ga naar de aangemaakte Materiaalbehoeftelijst, en kies hier vanaf de kop van de MBL of de regels voor Intern  om de magazijnlijst aan te maken
• LET OP: in bepaalde gevallen gelden er restricties voor de knop intern. Zet in dat geval ZELF de juiste (negatieve) aantallen in de kolom intern op de MBL.
• Er is nu een magazijnlijst aangemaakt met negatieve aantallen.
• Voor de administratieve afhandeling zal deze magazijnlijst via de knop "Inname" (verschijnt alleen met negatieve aantallen) afgesloten moeten worden!
• Op de werkbon zijn de kosten nu in mindering gebracht, en de aantallen zijn bijgeboekt in het magazijn.

1. Werkbon met originele regel
2. Kopie regel met negatief aantal -2 welke retour leverancier gaat
3. Kopie regel met negatief aantal -3 welke naar magazijn gaan

Werkbon: WB0001		Inkooporder: IN0001
Begroot Aantal Omschrijving ... 10 10 Artikel 123 ... -2 Artikel 123 ... -3 Artikel 123 Status: In Uitvoering / Actief		Aantal Omschrijving Ontvangen -2 Artikel 123 -2 (= retour) Status: Afgesloten
Magazijnlijst: ML0002
Besteld Omschrijving Uitgegeven -3 Magazijn Artikel 789 - 3 (Inname) Status: Afgesloten

Retour materiaal rechtstreeks naar Leverancier

In dit geval worden er GEEN materialen afgeboekt van een werkbon, maar wordt rechtstreeks een "negatieve inkooporder" = retourbon aangemaakt voor de verzending naar de leverancier.
U gaat als volgt te werk:

• Ga naar overzicht Inkooporders
• Maak een nieuwe inkooporder aan, en kies het verkooppunt waarheen de materialen retour moeten
• Wijzig de referentie
• Kies hier voor een andere layout: een RETOURBON layout
  (Deze moet dus wel aanwezig zijn, het is in feite een kopie van uw default inkooporder, en dan met retourteksten/informatie)
• Afleveradres is niet relevant in dit geval.
• Onder Info - Opmerkingen KUNNEN opmerkingen ingevuld worden, maar die moet dan wel op als veld op de RETOURBON layout opgenomen zijn!
• Ga naar de regels van de aangemaakte inkooporder voer het retour materiaal op. Gebruik negatieve aantallen!
• Eventueel kan ook een NB artikel gebruikt worden.
• Deze bon kan afgedrukt worden ter begeleiding van de retour zending.
• Voor de administratieve afhandeling zal deze inkooporder op "besteld" en "ontvangen" (met negatieve aantallen) gezet moeten worden!

Retour materiaal rechtstreeks naar magazijn

In dit geval worden er GEEN materialen afgeboekt van een werkbon, maar wordt rechtstreeks een "negatieve magazijnlijst" = inname aangemaakt voor de retour inname magazijn.
U gaat als volgt te werk: Kopieer (kopieer en plak) de originele regel.

• Ga naar overzicht Magazijnlijsten.
• Maak een nieuwe magazijnlijst aan, en kies het magazijn waarheen de materialen retour moeten
• Vul omschrijving in.
• Kies hier voor evetueel voor een andere layout: een INNAME layout.
  (Deze moet dus wel aanwezig zijn, het is in feite een kopie van uw default magazijnlijst, en dan met retourteksten/informatie)
  Ook de gewone layout kan gebruikt worden, immers de aantallen zijn negatief.
• Opdrachtgever is minder relevant
• Ga naar de regels van de aangemaakte magazijnlijst voer het retour materiaal op (+voorraadartikel). Vul getal 1 in en neem de regel over.
• Wijzig het aantal in het NEGATIEVE aantal welk retour komt.
• Voor de administratieve afhandeling zal deze magazijnlijst via de knop "Inname" (verschijnt alleen met negatieve aantallen) afgesloten moeten worden!

Niet voor alle gebruikers zal de werkwijze exact gelijk zijn zoals hier beschreven. Het wel of niet gebruik maken van materiaalbehoeftelijsten bij externe bestellingen, of verkorte acties zoals +Voorraadartikel zijn voorbeelden hiervan. Ook het moment waarop de kostenregistratie van bestellingen wordt vastgelegd kan per bedrijf een andere keuze gemaakt worden (bij bestellen, bij ontvangst, bij factureren.