 Inkoop en Voorraad
Overzichten
Aandachtspunten
Functies en Procedures
Andere Modules
Copyright© 2019
Compano BV
|
Overzicht Inkooporders (Materiaal) Overzicht Inkooporders (Materiaal)Het materiaal wordt besteld vanuit de Inkooporders. Een inkooporder is altijd bestemd voor slechts 1 leverancier.
Een inkooporder kan worden aangemaakt vanuit de offerte, materiaalbehoeftelijst, order, werkbon of direct bij de inkooporders. Op de inkooporder vinden twee belangrijke processen plaats: - Bestellen
- Ontvangstregistratie
Bestellen
Vanuit de materiaalbehoeftelijst of direct vanuit de order, werkbon of offerte wordt het materiaal verzameld op in een inkooporder voor 1 leverancier.
In bedrijfsinstelling is een instelling opgenomen: Inkooporder handhaven JA / NEE
Als deze instelling op ja staat dan wordt er niet voor elke bestelling een nieuwe inkooporder aangemaakt maar wordt het materiaal toegevoegd aan de openstaande bestelling.
Wel wordt voor elk artikel per bestelling een aparte regel aangemaakt, waarin de koppeling met de bron opgeslagen wordt.
Via het overzicht Getotaliseerd (menu bekijken) kan het materiaal wel getotaliseerd verzonden worden naar de leverancier.
De minimale besteleenheid wordt dan ook toegepast op het getotaliseerde aantal.
Ontvangstregistratie
De ontvangstregistratie kan uitgevoerd worden op de inkooporder of op inkooporderregels.
Na de ontvangstregistratie kan vanuit de inkooporder een (deel-)inkoopfactuur aangemaakt. Het ontvangen aantal artikelen, zal gespecificeerd overgenomen worden naar de inkoopfactuurregels. |
Materiaal Bestellen
Het materiaal kan op verschillende manieren besteld worden vanaf de inkooporder:- Handmatig: Per Fax
- Druk de inkooporder af op papier: Afdrukken -> Inkooporder
- Fax de inkooporder zelf naar de leverancier. Het Faxnummer staat in het rechter infopanel
- Zet de inkooporder op status Besteld ( functies - bestellen - besteld)
- Automatisch: Per E-mail
- Bij de leverancier is een verkooppunt aangemaakt. Hier is ook aangegeven dat deze leverancier de inkooporders per e-mail kan ontvangen. Het e-mailadres moet ingevuld zijn bij het verkooppunt
- Klik op Functie -> Bestellen
- De inkooporder wordt per e-mail verzonden
- De inkooporder krijgt nu de status Besteld
- Automatisch: ICM of ICM/ICB
- In de installatiebranche is een standaard formaat afgesproken voor het verzenden van inkooporders. Helaas wordt deze standaard niet door alle leveranciers op dezelfde manier geinterpreteerd en bestaan er veel verschillende varianten. In het document ICM instellingen kunt u zien welke instellingen u dient in te vullen voor het automatisch verzenden van een ICM bestelling voor uw leverancier.
- ICB: Als uw leverancier ook ICB ondersteunt dan ontvangt het systeem ook een automatisch gegenereerd bericht van de leverancier op de bestelling. Dit bericht kan bijvoorbeeld inhouden dat de bestelling geheel kan worden uitgevoerd, of dat de leverancier aangeeft dat bepaalde goederen later worden geleverd. Deze informatie vindt u terug in het memo-blokje op de inkooporder. Tevens worden de aantallen zoals vermeld onder Besteld en Nalevering in de inkooporderregels automatisch aangepast.
Afleveradressen en ICM
Wil je gebruik maken van ICM dan moet het afleveradres voldoen aan een vaste structuur, in dit geval moet dat zijn:
Lenis Machinebouw B.V.
Mandierlaan 1B
9773 JW ROERMOND
Dus zonder "t.a.v." dit wordt door de ICM standaard niet ondersteund. Dergelijke additionele informatie dient geplaatst te worden in het veld Afleverinstructie.
|
Ontvangst registratie
Als het materiaal geleverd wordt, moet de ontvangst op de inkooporder geregistreerd worden. Als al het materiaal in één keer binnenkomt, kan de inkooporder met de functie Ontvangen op 'volledig ontvangen' gezet worden. Als slechts een gedeelte binnenkomt, moet de ontvangstregistratie gedaan worden op de regels van de inkooporder.
Met de functie: Bewerken -> Wijzigen (Direct wijzigen, potlood) kan dat meteen in het overzicht gebeuren. Anders moet elke regel met de functie Bewerken -> Wijzigen (formulier en potlood) aangepast worden.
Bij een inkooporder die met ICM - ICB verzonden is naar de leverancier zal het materiaal dat nageleverd wordt al als zodanig op de regels vermeld staan.
Wat te doen als bij levering de prijs van het materiaal afwijkt van de prijs op de inkooporder?
De prijs op de inkooporder kan aangepast worden. Met de functie: Bewerken -> Wijzigen (Direct wijzigen, potlood) kan de inkoopprijs direct in het overzicht aangepast worden.
Het prijsverschil kan ook aangepast worden op de inkoopfactuur.
Vanuit de inkooporder wordt de inkoopfactuur gespecificeerd aangemaakt, dus alle ontvangen materiaalregels worden automatisch overgenomen op de inkoopfactuur. Bij de controle van de inkoopfactuur kunnen vervolgens de prijswijzigingen doorgevoerd worden. Dit kan per regel gedaan worden of in één keer met een algemene correctieregel.
|
|
|
Heeft u vragen of wilt u een probleem melden, ga dan naar Mijn Support-site:
|