De Structuur





























Contracten

Contracten In dit overzicht worden alle contracten vastgelegd. Voor een service- en onderhoudsorganisatie worden hier dus alle service- en onderhoudscontracten opgenomen. Hiermee kan ook voor elke organisatie worden vastgelegd hoe vaak er onderhoud plaats moet vinden en wat de kosten hiervan zijn. Aan een contract kunnen meerdere installaties gekoppeld worden, zoals in het geval van bijvoorbeeld een woningbouwvereniging. Elke installatie kan met een eigen installatieadres ingevoerd worden. Als er onderhoud gegenereerd wordt, zal er voor elke installatie een onderhoudsbon aangemaakt worden. De voorwaarden in een contract worden vastgelegd in clausules. Ook een contract kent een opdrachtgever en een eindgebruiker en eventueel een afwijkend factuuradres. Klantgegevens De Eindgebruiker / Klant  = Fam. Jansen De Opdrachtgever  = De woningbouwvereniging Het Afwijkende factuuradres  = Administratiekantoor De Pen Het afwijkende factuuradres kan opgeslagen worden bij de debiteurgegevens. De factuur wordt verstuurd naar het afwijkende factuuradres of anders naar de opdrachtgever. Factureerbaar Een belangrijk aspect van deze module is het facturatieproces. Op basis van de contract- en factuurgegevens is een contract factureerbaar. Elke maand of elke week kan een selectie gemaakt worden van factureerbare contracten. Voor deze contracten kan een factuur aangemaakt worden. Een contract is factureerbaar als het factuurmoment ligt tussen de start- en einddatum van het contract of  als het factuurmoment na de datum van het veld automatisch factureren vanaf ligt. Verder is de factuurperiode en het factuurmoment bepalend of een contract factureerbaar is.

Het genereren van onderhoudsbonnen
Op de contractregels onder een contract wordt een contractartikel opgenomen, dat gekoppeld is aan een Te Servicen Installatie en aan een Onderhoudsschema. Op basis van het onderhoudsschema worden onderhoudsbonnen aangemaakt, die zijn gebasseerd op de onderhoudsbonsjablonen uit een schema.

Productregistratie
Als een productregistratie gedaan wordt, dan worden de adresgegevens automatisch opgeslagen in het overzicht installatieadressen.
Bij de registratie kan gekozen worden tussen productregistratie of een installatieregistratie.

Installatieregistratie
Het installatieadres is het adres van de klant. Als de klant verhuist, verhuist het product mee.
De installatie krijgt een eigen adres. Als de klant verhuist, verhuist het product niet mee.

Installatieadressen kunnen ook geïmporteerd worden met behulp van Excel in het overzicht installatieadressen.

Eerstvolgend onderhoud
Als er werkbonnen zijn, wordt de datum van de eerstvolgend nieuwe onderhoudsbon als uitgangspunt genomen. Als die er niet is, zijn alle werkbonnen al uitgevoerd, of er zijn nog geen werkbonnen gegenereerd. In dat geval wordt er voor alle te servicen producten of alle te servicen contractregels een nieuwe onderhoudsdatum uitgerekend. De datum die het dichts bij ligt, is de eerstvolgende ouderhoudsdatum.