Als we vanuit onze projectadministratie management informatie willen halen, moeten we er voor zorgen dat zoveel mogelijk analyse informatie opgenomen wordt in de projecten.

1. De administratie moet 1-op-1 de werkelijkheid weergeven. Vervuiling in de adminstratie leidt tot slechte management informatie.
2. Op elke regel in een offerte, order, werkbon, contract  of factuur moet de kostensoort  en de bewakingscode gevuld zijn.
3. Op regels in order-werkbon moet zowel de kolom Begroot als de kolom Aantal ingevuld worden. De kolom begroot wordt automatisch overgenomen uit de offerte. Als we geen goede voorcalculatie hebben gemaakt, zullen we dat alsnog moeten doen, zodra de order opdracht is geworden. De begroting moet zo reëel mogelijk zijn en het liefst gebasseerd op de werkelijke kosten. Als er geen voorcalculatie gemaakt wordt tijdens de offertefase, maar pas in de uitvoerfase gewerkt wordt met een reële begroting, dan moet deze aangemaakt worden in de order. Gebruik hiervoor de kolom begroot.
4. Als alle gegevens goed gevuld zijn, kunnen allerlei rapportages en analyses uitgevoerd worden op de data in de projectadministratie.

De basis voor deze informatie wordt gevormd door:

1. de indeling op kostensoorten en
2. een indeling op bewakingscodes.

We kunnen veel van deze analysegegevens automatisch vullen door de stambestanden goed in te richten:

1. Kostensoorten
2. Bewakingscodes
3. Werksoorten
4. Tarieven
5. Reiskostensoorten
6. Arikelbewakingsgroepen

Ook worden deze analysegegevens automatisch gevuld op regels vanaf hogere niveaus :
    Mijn bedrijfsinstellingen -> Projectadministratie -> Projecten -> Offerte -> Order-werkbon -> Factuur
                                                                                                             -> Contracten       -> Factuur
Dit mechanisme zorgt ervoor dat we op regelniveau deze gegevens alleen maar hoeven in te vullen als we willen afwijken van de standaard instellingen.

Met behulp van de Werksoorten en/of Tarieven kunnen de kostensoort en de bewakingscodes op het arbeid automatisch ingevuld worden.
Met behulp van de Reiskosten kunnen de kostensoort en de bewakingscodes op het reiskosten automatisch ingevuld worden.
Met behulp van de Artikelbewakingsgroepen kunnen de kostensoort en de bewakingscodes op het materiaal automatisch ingevuld worden.
Op Kostenregels moeten deze gegevens nog wel altijd handmatig ingevuld worden.

Later kunnen we met behulp van de functie Manipuleren deze gegevens altijd invullen op alle regels van de verschillende overzichten. Bijvoorbeeld: Met de functie manipuleren kunnen kan in Contracten en Verkoopfacturen nu overal de correcte bewakingscode/kostensoort worden gezet door te kiezen uit stambestand: Het stambestand Artikelbewakingscodes moet vanzelfsprekend dan wel correct worden gevuld.