Compano BV

De module Offerte
Met behulp van de Module Offerte kunt u een voorstel, cq aanbieding doen aan uw relaties. Afhankelijk van de omvang van het project en de succesfactor is het zinvol om veel tijd en energie te steken in het maken van offertes. Met behulp van allerlei slimme kopieerfuncties kan op basis van een goede inrichting van deze module veel tijd gewonnen worden.

Voor veel bedrijven is de offerte het visitekaartje van het bedrijf, dus moet de offerte er goed verzorgd uitzien. Een succesvolle offerte is ook het startpunt van meerdere bedrijfsprocessen, die allemaal informatie kunnen gebruiken vanuit het offertetraject. Als een offerte gedetailleerd, dus op basis van artikelinformatie wordt opgebouwd, dan zal in andere bedrijfsprocessen tijd bespaard worden.

Wat laten we zien aan een klant?
De informatie die we een klant in een offerte tonen kan veel beknopter zijn dan de onderliggende calculatie. Onderliggende calculatieregels hoeven op de afdruk niet getoond te worden. We kunnen ook met behulp van de module Calculatie een interne calculatie maken en daarvan alleen de totalen overnemen in de offerte.
Er zijn meerdere mogelijkheden om onderscheid te kunnen maken tussen een (externe) offerte en een (interne) calculatie:

Alles
- Er is sprake van een open calculatie.
- De calculatie wordt meegestuurd naar de klant.
Alleen totalen
- Als er geen aparte calculatie is gemaakt, kunnen we op de afdruklayout van de offerte regelen dat de klant alleen de totalen ziet van de offerte.
- Als er een aparte calculatie is gemaakt, kunnen de totalen, per kostensoort en per onderdeel, overgenomen worden in de offerte op een zogenaamd eindblad.
- De detailregels zijn alleen zichtbaar voor de interne organisatie.
Gedetailleerd zonder kortingen of toeslagen
- Op de afdruklayout van de offerte worden de inkoopprijzen en de kortingen niet getoond.
- Het verschil in de aanneemsom en de berekende verkoopprijs kan uitgesmeerd worden over de arbeidsuren of over de kostenregels.
Gedetailleerd met kortingen
- Als we in een onderdeel wel kortingen willen laten zien, kunnen we gebruik maken van een afwijkende layout voor dat onderdeel. Op deze layout tonen we dan op de calculatieregels wel de kortingen.
- We kunnen de korting van de aanneemsom ook expliciet op nemen in één van de onderdelen.
Combinatie van gedetailleerd en totalen
- Delen van de calculatie kunnen voor de klant onzichtbaar gemaakt worden door gebruik te maken van recepten. De calculatieregels worden dan ingepakt als een recept. Op de afdruklayout laten we dan geen receptregels zien.

Gebruik maken van de voordelen van ERP
De voordelen van Compano Online Software ontstaan doordat alle gegevens in één database bij elkaar gehouden worden. Het streven is dan ook dat we altijd maar één keer gegevens in willen voeren.

Voor de module relatiebeheer heeft dat tot consequentie dat we alle relaties opnemen in één overzicht: Relaties.
Hierin worden alle NAW-gegevens, Telecomgegevens en nog een aantal andere zaken opgenomen. Deze gegevens zijn niet afhankelijk van het type relatie. Daarnaast zijn er aparte overzichten voor andere gegevens. Zo zijn alle debiteurgegevens opgenomen in het overzicht Debiteuren. Hier voeren we de gegevens van de relatie niet opnieuw in, maar we koppelen met de gegevens in relatiebeheer. We maken dus weer gebruik van dezelfde gegevens. Hetzelfde geldt voor medewerkers en leveranciers, etc.

Ook als we gaan calculeren, willen we ervoor zorgen dat we geen onnodige handelingen hoeven te verrichten. Dit tijdrovende proces willen we het liefst maar één keer doen. Hiervoor kunnen we gebruik maken van een aantal hulpfuncties, namelijk:

Recepten
Offertesjablonen
Offertes kopieren, of onderdelen van een offerte kopieren.
Broncalculatie en calculatiesjablonen

Een offerte (succesvol) is ook de basis voor volgende bedrijfsprocessen. Binnen die processen willen we gebruik maken van alle noeste arbeid, die al voor het maken van de offerte nodig was. Klantgegevens en artikelinformatie kunnen bijvoorbeeld binnen alle volgende bedrijfsprocessen meegenomen worden.
Daarom is het ook zinvol bij een hoge scoringskans tijd en energie te steken in het maken van een gedetaillieerde offerte.

De opbouw van een Offerte
Een offerte wordt opgebouwd uit onderdelen, en onderdelen worden opgebouwd uit regels van verschillende types, en bestaat zo uit vier niveau's:

Offerte
- Onderdelen: hoofdstukken
  - Regels: offerte- of calculatieregels
    - Receptregels

1e	Offerte	Op offerteniveau worden de algemene gegevens ingevoerd, zoals die van de klant, de algemene opzet, het sjabloon en een eventuele achterliggende calculatie. Ook kan hier alvast de afdruklayout gekoppeld worden.

2e	Onderdelen	De basis van een offerte bestaat over het algemeen uit een inleiding, projectvoorstel, calculatie en leveringsvoorwaarden, maar kan natuurlijk naar behoefte uitgebreid worden. Op onderdeelniveau worden teksten ingevoerd, zoals de inleidende brief, de achtergrond van een voorstel en de betalings- en leveringsvoorwaarden. Op dit niveau wordt ook aangegeven of keuzes binnen de offerte optioneel zijn.

3e	Offerteregels	Onder een onderdeel kunnen offerteregels geplaatst worden. We noemen dit ook wel calculatieregels. Onderdelen kunnen beschouwd worden als hoofdstukken in een offerte. Onderdelen als inleiding en leveringsvoorwaarden zullen over het algemeen geen regels hebben. Op regelniveau zijn er verschillende regeltypes; Materiaal-, Arbeids-, Kosten-, Reiskosten- en Receptregels, Samenstellingen, (Sub)totaal- en Tekstregels. Met behulp van tekstregels kan een onderverdeling gemaakt worden in de regels.

4e	Receptregels	Als op een offerteregel een recept is geplaatst, dan zullen we onder een receptregel nog receptregels kunnen vinden.

Met een dubbelklik op een regel komen we een niveau dieper.

Samenhang tussen modules (workflow)
Een offerte is een schakel in de workflow binnen het systeem.

		Order ->
Calculatie ->	Offerte ->	Handelsorder ->	Materiaalbon of Inkooporder(s)
		Factuur ->

Voorafgaand aan een offerte kan er een calculatie gemaakt zijn, waarop de offerte gebaseerd is. Een calculatie kan weer opgebouwd zijn uit bestek- en bouwdelen met behulp van normtijden.
De kostenposten uit de calculatie kunnen overgenomen worden naar een offerte, als er van beide modules gebruik gemaakt wordt.
Als een offerte vervolgens uitgebracht is en aangenomen wordt door de klant, zijn er meerdere mogelijkheden.
Ten eerste kan er gekozen worden om optionele onderdelen wel of niet mee te nemen.
Daarna kan een bestemming gekozen worden:

Indien er alleen materiaalregels op de offerte staan, kan er gekozen worden om een handelsorder aan te maken.
Staan er ook arbeids- en kostenregels op de offerte, dan kan er een order aangemaakt. Hier zijn nog 3 specifiekere keuzes te maken:
Alle regels naar een order.
Per onderdeel naar een werkbon.
Alle regels naar een order op basis van een ordersjabloon. De regels kunnen vervolgens verplaatst worden naar de juiste werkbon.
Er kan meteen een factuur gemaakt worden.

Naast deze opties kan er in combinatie altijd voor gekozen worden om meteen een bestelling aan te maken. Afhankelijk van de instellingen zal er dan een materiaalbon aangemaakt worden of één of meerdere inkooporders.

Een Offerte aanmaken vanuit de Calculatie

We kunnen ook een offerte aanmaken vanuit een calculatie met de functie Offerte aanmaken.
In deze functie kunnen we kiezen welke informatie en hoe we deze informatie over willen nemen in de offerte:

Alleen de totalen van de calculatie
Alleen de totalen per regeltype (materiaal, kosten, arbeid, reiskosten)
Alleen de totalen per kostensoort (eigen indeling)
Alleen de totalen per kostensoort per bestekdeel
Alleen de totalen per kostensoort per bouwdeel
Alle regels

De verdere inrichting van de offerte kan gebasseerd worden op de gegevens, zoals deze zijn vastgelegd in een offertesjabloon.
De koppeling met de offerte blijft in stand, hierdoor kunnen nog eventueel aangebrachte wijzigingen in de calculatie geactualiseerd worden in de offerte.

Een Offerte op basis van een Calculatie

Vanaf de andere kant kunnen we ook een offerte basseren op een calculatie. In een onderdeel van de offerte, in de offerteregels kan een calculatieonderdeel opgenomen worden met de functie +Calc. onderdeel:
De kosten kunnen nu uitgesplitst per kostensoort en per bestek- of bouwdeel opgenomen worden in de offerte.

Tip!: Als er alleen kosten van het type Arbeid overgenomen worden, dan kan er voor gekozen worden om hier een arbeidsregel van te maken in de offerte.

Tip! Als we niets kiezen dan wordt het totaal van de hele calculatie opgenomen in de offerteregel.

Nummering van een Offerte
De nummering van de offerte kan uit drie delen bestaan, namelijk;

een prefix
een aantal
een postfix.

De prefix
De prefix kan een combinatie zijn van letter, cijfers en de codes: JJ of YY voor het jaartal.
Voorbeeld: OFFyy wordt OFF09

Het aantal
Is de lengte van het volgnummer
Aantal = 3 loopt van 0 tot en met 999
Voorbeeld OFFYY3 wordt OFF09001

De postfix
We kunnen de initialen opnemen van de gebruiker (medewerker), die de offerte maakt.
Voorbeeld ii wordt Jan Snijder
Voorbeeld OFFYY3II wordt OFF09001JS

De nummering van offerte wordt opgegeven in Mijn bedrijfsinstellingen of bij de projectadministratie.

De standaard instellingen
Standaard instellingen voor de projectadministratie zijn:

De indeling in kostensoort voor materiaal en contracten en de daarbij behorende kortingen of toeslagen
De indeling met bewakingscodes
De standaard werksoort en de daarbij horende tarieven
De standaard reissoort en de daarbij behorende tarieven

Standaard instellingen voor de calculatieregels kunnen vooraf ingesteld worden:

De standaard instellingen voor de calculatieregels kunnen ingesteld worden op het offerteonderdeel
offerte De standaard instellingen voor de offerteonderdeel kunnen ingesteld worden op het offerte
project De standaard instellingen voor de offerte kunnen ingesteld worden op het project
De standaard instellingen voor de project kunnen ingesteld worden in de projectadministratie
De standaard instellingen voor de projectadministratie kunnen ingesteld worden in de bedrijfsinstellingen.

De standaard instellingen zijn alleen van toepassing op het moment van aanmaken van een calculatieregel.
Als de standaard instellingen later worden aangepast zal dit geen veranderingen geven op de calculatieregel.
Deze kunt u alleen veranderen in de calculatieregel zelf of met de functie Manipuleren.
Als de tarieven wijzigen van de werksoorten of reiskosten, dan kunnen deze met behulp van de functie Actualiseren ook op de calculatieregels bijgewerkt worden.

De Status van een Offerte
Het offerteproces kent verschillende stadia. Deze worden weergegeven in het statusveld op het overzicht Offerte:

Status	Wat betekent dat?	Wanneer komt de offerte in deze status?
Lead	Een lead registreren.	Al vroeg in het verkoopproces kunnen we een lead registreren en vervolgens bewaken. Een lead heeft nog geen offertecode. We kunnen in offertebewaking van een lead een echte offerte maken. Deze krijgt dan eerst de status Nieuw.
Nieuw	De offerte wordt gemaakt.	De offerte is nog niet klaar. Hij is nog niet verzonden en kan nog gewijzigd worden.
Offerte	De offerte is klaar.	De offerte is uitgebracht, afgedrukt en verzonden per post of per mail. De offertedatum is ingevuld. Als we deze offertedatum weer verwijderen, staat de offerte weer op nieuw en kan weer gewijzigd worden
Opdracht	De offerte is geaccepteerd door de klant	De opdrachtdatum wordt gevuld en de offerte is overgezet naar een order, order-werkbon, handelsorder, contract en/of factuur. Als we de opdrachtdatum weer verwijderen, kan de offerte teruggezet worden naar de status offerte.
Vervallen	De offerte is niet geaccepteerd door de klant	In offertebewaking kan de offerte op vervallen gezet worden.
Gearchiveerd	De offerte is gearchiveerd.	Standaard wordt de offerte nu niet meer in het overzicht getoond.

Status van een offerte

Nieuw	Offertedatum niet gevuld
	Opdrachtdatum leeg

Lead	Offertenummer niet gevuld
	Offerdatum leeg
	Opdrachtdatum leeg

Offerte	Offertenummer gevuld
	Offertedatum gevuld

Opdracht	Offertenummer gevuld
	Offertedatum gevuld
	Opdrachtdatum gevuld

Gerealiseerd	Verwerkt
	Offertenummer
	Offertedatum
	Opdrachtnummer

Vervallen

De Opdrachtgever (Debiteur)
De opdrachtgever is de rechtspersoon waarvoor de opdracht uitgevoerd gaat worden. Dit kan een organisatie zijn of een privépersoon.
De opdrachtgever is de debiteur. Deze organisatie of persoon is financieel aansprakelijk.

De Eindgebruiker (klant)
De Eindgebruiker (klant) is de organisatie of persoon waarvoor het werk wordt uitgevoerd. Een Eindgebruiker(klant) is bijvoorbeeld de gebruiker van een contract of de klant van een installateur die een onderhoudscontract op zijn CV heeft.

Een voorbeeld: De klant is een klant van Woningbouwbedrijf De Wieren: Smeeing.
Woningbouwbedrijf De Wieren is Opdrachtgever / debiteur
Smeeing is de Eindgebruiker(klant).

Factuurcontact
Het kan zijn dat De Wieren wil dat de factuur gezonden wordt naar een administratie kantoor. Dit administratiekantoor is het factuurcontact.

Deze wijziging geldt voor:
Factuur
Offerte
Calculatie
Order
Project
Werkbon
Contract

Er zijn drie databasevelden, met uitzondering van offerte en calculatie, daar zijn vier databasevelden.
Deze databasevelden zijn:
Eindgebruiker(Klant)
Debiteur/Opdrachtgever
Factuurcontact

Voor elk van de drie velden gelden drie detailleringen:
Contact is het databaseveld, Opdrachtgever, Afdeling en Contactpersoon zijn afgeleide velden.
In deze afgeleide velden zit intelligentie om trapsgewijs de juiste informatie aan de gebruiker te laten zien. Afhankelijk van het type contact wordt de organisatie, afdeling of/en contactpersoon getoond.

Nu geldt er ook nog een relatie tussen de onderliggende databasevelden Eindgebruiker, Opdrachtgever en Factuurcontact.
Als Eindgebruiker(Klant)contact niet is ingevuld wordt deze berekend uit de Opdrachtgever. Het gevolg is dat wissen van de Eindgebruiker(Klant), resulteert in het tonen van de Opdrachtgever als Eindgebruiker(Klant). Het kan dus soms lijken of er niets gebeurd. Hetzelfde geldt voor het wissen van het Factuurcontact. Een afwijkend Factuurcontact wissen resulteert in het tonen van de Opdrachtgever als Factuurcontact.

Omdat de eindgebruiker bovenaan op het formulier staat, wordt deze als eerste ingevuld. Omdat de opdrachtgever een verplicht veld is, wordt de opdrachtgever gezet, als deze nog niet was ingevuld met de waarde van de Eindgebruiker(Klant).

Dan is er nog een aandachtspunt:
Als binnen de detaillering een waarde gekozen wordt, is het onderliggende databaseveld te bepalen. Als er binnen de detaillering gewist wordt, is dat niet meer het geval.
Een voorbeeld:
Factuurcontact: (Databaseveld Factuurcontact)
Bedrijf: Compano BV
Afdeling: Administratie
Contactpersoon: Aletta

Aletta is nu in de database opgeslagen. Als Aletta gewist wordt, wat moet ik dan doen?
Als een bedrijf gewist wordt is het duidelijk, de Factuurcontact wordt gewist. Maar hoe ingewikkeld gaat het worden als een afdeling gewist wordt, moet ik dan het bedrijf in de database zetten?
Daarom heb ik alleen het wissen van het bedrijf toegestaan. Immers als er een ander bedrijf gekozen wordt, verdwijnen de oorspronkelijke afdeling en contactpersoon vanzelf.
Bovenstaand geldt ook voor Eindgebruiker(Klant).

Afwijkende adresgegevens
Bij de klantgegevens kunnen we een afwijkend werkadres en een afwijkend factuuradres opgegeven.
Het afwijkende werkadres wordt meegenomen naar de order en werkbonnen.
Het afwijkende factuuradres wordt meegenomen naar de order, werkbonnen en naar de factuur.

10.

De opzet van de calculatie is bepalend voor de grondslag van de verkoopprijs:
De uiteindelijke verkoopprijs zal vervolgens bepaald worden door kortingen, toeslagen en verkoopcondities.

1.	Opzet: Bruto - korting

2.	Opzet: Inkoop + toeslag

	De inkoopprijs wordt bepaald door de inkoopcondities. Als er een inkoopconditie geldt voor het artikel of voor een artikelgroep,waartoe dit artikel behoort, dan is die bepalend voor de inkoopprijs. Anders bepaald de standaard korting in het artikelbestand van de leverancier de inkoopprijs (inkoopprijs = standaard prijs) Als die ook niet ingevuld is, is de brutoprijs gelijk aan de inkoopprijs.

	Als u calculeert volgens het principe inkoop + toeslag, kunt u intern uw verkoopprijs bepalen aan de hand van de inkoopprijs met een toeslag, maar naar de klant toe kan dit gepresenteerd worden als een korting op de brutoprijs.

11.

Verschillende Calculatietypes
Het systeem kent vier calculatietypes:

Type	Soort project	Verkoopprijs
intern	Een intern project	Altijd €0,00

aangenomen	Een opdracht, Handel	Er is een vaste prijs afgesproken. Meerwerk kan alleen met toestemming van de klant extra in rekening gebracht worden.

nacalculatie (Regie)	Een project	De uiteindelijke verkoopprijs wordt bepaald door het aantal uren dat wordt gewerkt, de kilometers die worden gereden en het materiaal dat wordt gebruikt, verhoogd met vaste kosten. De offerte moet gelezen worden als een begroting.

nacalculatie met plafond	Een project	Gelijk aan het type nacalculatie. Alleen nu is het totaal van de offerte de maximale prijs, die de klant wil betalen. Extra arbeid of materiaal zal niet in rekening worden gebracht. Overschrijding van het plafond wordt automatisch verrekend op de factuur, zodat het plafond gehandhaafd blijft. Meerwerk wordt altijd afgesproken, dus wordt wel gefactureerd.

Een uitgewerkt voorbeeld is uitgewerkt in dit Excel-document: Nacalculatie - aangenomen.xls

12.

Verkoopcondities
Verkoopcondities zijn kortingen of toeslagen op het materiaal.
Dit kan materiaal zijn uit een inkoop- of uit een verkoopassortiment. De verkoopcondities kunnen per klantgroep of per klant vastgelegd worden. Verkoopcondities hoeven niet klantgebonden te zijn. De verkoopcondities kunnen ook voor alle klanten gelden, laat dan de velden klant en klantgroep leeg.

De korting zal toegepast worden bij een calculatie met de opzet: Bruto - korting.
De toeslag zal toegepast worden op calculatieregels in een calculatie opzet: Inkoop + toeslag.

Door de verkoopcondities voor een klant vast te leggen, kunt u een consequent prijsbeleid voeren naar uw klant.
De klant loopt dan niet tegen vreemde verschillen in prijs op.
De verkoopconditie kan gelden voor:

al het materiaal, vul een * in bij leverancier en een * bij groep.
al het materiaal van een leverancier, vul een * in bij de groep.
alle materiaal uit een groep (conditiegroep) van een leverancier, vul de groepscode in.
een artikel, vul het artikelnr in.

Indien u een verkoopconditie invult, kunt u die maar van één type maken: OF korting(en), OF toeslag OF (voor artikelcondities) een verkoopprijs.

Wilt u in specifieke gevallen afwijken van uw verkoopregel dan doet u dit door de conditie een tweede keer in te voeren:
De eerste algemeen voor bijvoorbeeld een klantgroep, en de tweede specifieker voor een bepaald project of een specifieke klant.
Iedereen binnen die klantgroep krijgt dan bijvoorbeeld de algemeen opgevoerde Bruto -5%, terwijl voor klant X of Project Y de specifiekere Inkoop +12% actief is.

Deze manier van werken zorgt ervoor dat een afgesproken verkoopconditie veel helderder in het gebruik is:
Indien u een bepaalde armatuur altijd voor Bruto -10% verkoopt (vastgelegde verkoopconditie voor dat artikel), dan maakt het niet uit wat de opzet van een offerte of calculatie is: Dit is de afspraak, en deze geldt zodra verkoopcondities hanteren actief gemaakt is.

De verkoopcondities kunnen in de loop van de tijd aangepast worden of geactualiseerd worden. Bij actualiseren worden de prijsverandering uit het inkoopassortiment verwerkt in het verkoopassortiment.
De toegepaste verkoopcondities in bestaande calculaties of offertes veranderen niet, totdat ook deze geactualiseerd worden.

	Op de offerte kunt u aangeven of de verkoopcondities voor deze offerte wel of niet van toepassing zijn.

	In de ZP-versie* worden verkoopcondities voor zover van toepassing altijd toegepast.*

	Als verkoopcondities verwijderd worden, wordt de opgegeven korting of toeslag bij het actualiseren van een offerte, calculatie of contract niet meer aangepast, omdat de referentie hiervan is weggevallen. Mocht het toch noodzakelijk zijn om verkoopcondities te verwijderen, volg dan de volgende procedure: Zet de verkoopconditie(s) op 0% Actualiseer alle nieuwe offertes/calculaties en contracten Verwijder de verkoopconditie(s)
	Het is mogelijk om verkoopcondities op te geven die voor een heel project gelden.

	Als een verkoopconditie ook voor een NB artikel moet gelden, moet dit artikel eerst ingevoerd worden. Daarna kan het artikel geselecteerd worden en geactualiseerd. Dan zal de verkoopconditie ook hier actief worden.

13.

Het standaard Filter
In het overzicht Offerte worden alle offertes getoond, behalve de vervallen en gearchiveerde offertes. Deze worden met behulp van het filter standaard weggefilterd.

Op elke overzicht is een filterfunctie opgenomen. Hiermee kunt u een selectie maken van de gegevens in het overzicht.
toevoegen

Als u een selectie vaker wilt gebruiken kunt de filterselectie opslaan.

Standaard filters

Bijvoorbeeld Mijn Offertes is een standaard filter op Offerte. Dit filter kan niet aangepast worden.

Voor alle omgevingen

In een centrale omgeving van het systeem kunnen centrale filters gedefinieerd worden, die door alle gebruikers in het systeem gebruikt kunnen worden.
Gebruikers van een lokale omgeving kunnen deze filters niet wijzigen.

Binnen mijn bedrijf

Een filter maken, dat ook door andere medewerkers gebruikt kan worden.
Met rechten kan aangegeven worden wie deze filters mag beheren.

Geef deze filters een goed beschrijvende naam, zodat iedereen begrijpt waarvoor deze filters gebruikt kunnen worden.

Voor mijzelf

Een filter maken, dat alleen door mijzelf gebruikt kan worden. Andere gebruikers zullen deze layout niet kunnen zien.

Het filter werkt altijd in combinatie met de zoekfunctie. Samen bepalen zij de selectie op het overzicht.

14.

Een offerte verzenden
Een offerte kan per email verstuurd worden naar de klant. Dit kan met de knop Verzenden onder het tabblad Functies.
Alleen offertes met de status Nieuw en Offerte kunnen op deze manier verzonden worden.
Als op Verzenden geklikt wordt, verschijnt een scherm met onder andere de tekst voor het begeleidende mailtje. Er staat standaard een onderwerp en een tekst in het mailtje. Deze kunnen voor het verzenden nog aangepast worden.
Het is ook mogelijk om hiervoor HTML-sjabloon aan te maken. Die kunt u vinden onder Menu, Intern, Inrichting en dan HTML-sjablonen.

In dit scherm kan ook aangegeven worden dat de offerte de status Offerte moet krijgen en er kunnen kopieën gestuurd worden met behulp van de functies CC en BCC.

	Het is van belang dat voor een offerte een afdruklay-out is ingesteld, anders kunt u de offerte NIET versturen. U kunt dit standaard invullen in uw Bedrijfsinstellingen of handmatig op de Offerte bij Wijzigen > Afdruk lay-out.
	In de adresregel van de ontvanger wordt standaard 'no-reply@compano' getoond naast het mailadres van de ontvanger zelf. Omdat de mail vanuit de Compano server wordt verstuurd, kan dit niet worden weggedrukt.

15.

Materiaal bestellen
Als een offerte op opdracht staat, kan materiaal besteld worden. Vanuit offerte kan een materiaalbon of één of meer inkooporders aangemaakt worden. Voordat we kunnen bestellen moeten de gegevens van de Leverancier ingevuld zijn. Een leverancier moet opgenomen zijn in relatiebeheer. Daarna kunnen deze n.a.w. gegevens toegekend worden aan de leverancier. Bij de leverancier moet ook een verkooppunt zijn.
Met de optie Alternatieven kan in het bestelproces direct gekozen worden de gekoopste leverancier of voor een ander voorkeursleverancier als deze de benodigde artikelen ook in zijn assortiment heeft.

Bij bedrijfsinstelling is het mogelijk om te kiezen om de materiaalbon over te slaan. Er word dan gelijk 1 of meerdere inkooporders aangemaakt.

Ook is er de mogelijkheid tot automatisch verzenden. De inkooporders worden dan direct per ICM of per e-mail verzonden.

Als er al een bestelling gemaakt is vanuit een offerte, is de knop Bestellen niet actief bij deze offerte in het overzicht Offertes.

16.

Factureren
Als een offerte op opdracht staat, kan een factuur of de eerste termijn-factuur aangemaakt worden.
Bij het aanmaken van een factuur kunnen de calculatieregels meegenomen worden naar de factuur of alleen de (sub-)totaalregels.
Van elk onderdeel kan de titel van het onderdeel meegenomen worden naar de factuur.

Let op als er al een order aangemaakt is van de offerte, dan kunt u niet meer factureren vanaf de offerte, dan kan dat vanaf de werkbon of vanaf de order.

Een standaard factuur kan gespecificeerd worden. Er kan voor materiaal, uren en overig aangegeven worden of alle regels overgenomen moeten worden of alleen de totalen.

17.

Meer informatie ...
Alle functies op een offerte zijn beschreven onder functies en procedures. U vindt deze functies ook onder het menu Bewerken.

kantoor:

088 266 7 266

service afdeling:

088 266 7 202

email:

info@compano.com

Heeft u vragen of wilt u een probleem melden, ga dan naar Mijn Support-site:

Inlognaam:
Wachtwoord:

Home

Helpdesk

Modulewijzer

SiteMap