De wettelijke bewaartermijn van uw gegevens is 7 jaar. Bij een belastingcontrole gaat de belastingdienst maximaal 5 jaar terug.

• Factuurdatum
• Factuurnummer: dit is een oplopend en opeenvolgend nummer. Waarop u dit nummer begint mag u zelf bepalen.
• Naam en adresgegevens van uw klant
• Indien het een klant betreft in het buitenland binnen de Europese Unie dan moet u ook het BTW-nummer van uw klant op de factuur zetten. Hierbij is het voor u van belang dat u controleert of het BTW-nummer van uw klant kloppend is. Dit kunt u doen door naar de belastingdienst in uw regio te bellen of door dit op internet te controleren zoals met de BTW-validatietool op www.icp-opgave.nl.
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
• Prijzen exclusief BTW, uitgesplitst per BTW-percentage;
• De BTW-bedagen, uitgesplitst per BTW-percentage.

De boekhouding
In de basis bestaat een boekhouding uit grootboekrekeningen en boekingen. Door middel van een boeking muteert u een bepaalde grootboekrekening. U kunt dit eenvoudig vergelijken met uw bankrekening. De afzonderlijke transacties muteren uw bankrekening waardoor het saldo wijzigt. Zo werkt het feitelijk ook in een boekhouding. Een boekhouding kent altijd twee soorten grootboekrekeningen: balansrekeningen en resultaatrekeningen (Verlies & Winst-rekeningen)

Balansrekeningen
Balansrekeningen zijn de grootboekrekeningen die een bepaalde 'waarde' of 'schuld' vertegenwoordigen. Als u bijvoorbeeld een computer koopt dan heeft die computer een dag na de aankoop nog steeds een aanzienlijke waarde. Ook bijvoorbeeld uw bankrekening is een balansrekening: het saldo ervan vertegenwoordigd immers de waarde aan geld dat u op de bankrekening heeft staan.

Balansrekeningen komen op het overzicht 'Balans'. Dit is een overzicht waar alle balansrekeningen op staan met het saldo daar achter. Op de balans komen nooit negatieve bedragen voor. In plaats daarvan kent de balans twee 'zijden'. De activa- en de passivazijde. Aan de activa-kant staan alle 'tegoeden' en op de passiva-kant staan alle schulden. Als het saldo op uw bankrekening negatief is, vindt u het saldo van uw bankrekening op de balans dus aan de passiva-kant (het is immers een schuld aan de bank). Is het positief, dan staat het aan de activa-kant. Deze paragraaf over de activa- en passiva-kant is overigens slechts ter informatie. Kennis hierover is niet vereist om een correcte boekhouding te voeren.

Resultaatrekeningen
Resulataatrekeningen zijn de rekeningen waarop u uw omzet en kosten boekt. U kunt denken aan uw rekening omzet of telefoonkosten. Het overzicht Resultaat is bijna gelijk aan de Balans. Ook hier vindt u een lijst met alle resulataatrekeningen met daar achter het saldo. Hier heten deze alleen geen 'passiva' en 'activa' maar eenvoudig weg Opbrengsten en Kosten. Onderaan het overzicht vindt u het totale saldo aan opbrengsten of het totale saldo aan kosten.

Uw boekhouding altijd in balans
In zeker zin bestaat iedere boekhoudmutatie uit een verschuiving van 'geld'. U kunt dit eenvoudig vergelijken met uw bankrekening. Op uw bankrekening treft u diverse bij- en afschrijvingen aan. Iedere bij- en afschrijving heeft betrekking op iets. Bijvoorbeeld een betaling van een verzekering, ontvangst van salaris, gekochte boodschappen. U kunt dit omschrijven als verschillende 'posten'. Inkomsten- en uitgavenposten. Feitelijk werkt een boekhouding ook zo. Alleen zijn de posten in een boekhouding 'grootboekrekeningen'.