Exporteren en Importeren Grootboekrekeningschema.

Indien er een nieuwe administratie is aangemaakt kan het wenselijk zijn het Grootboekrekeningschema van een andere administratie te importeren in de nieuwe.

Exporteren
Kies via Menu, Financieel, Grootboekrekeningen en Bekijken de administratie waarvan het Grootboekrekeningschema geëxporteerd moet worden. Via Import/Export kiest u voor Tekst export of voor Excel export. Onder beide functies staat een standaard lay-out voor het exporteren van het Grootboekrekeningschema (GBR schema).

 Tekst Export
Open het drop down-menu bij Tekst Export en kies voor de “standaard lay-out voor het exporteren van een GBR schema”. Er wordt nu een .zip bestand aangemaakt en klaargezet. U kunt nu kiezen om dit bestand op te slaan of te openen. U opent dit bestand (eventueel na het te hebben opgeslagen). In het geopende .zip bestand wordt dan een .txt bestand zichtbaar. Dit bevat het GBR schema van de betreffende administratie. In dit bestand staat op 3 plaatsen de administratiecode van de geëxporteerde administratie. Om dit bestand correct te kunnen importeren in de nieuwe administratie dient de administratiecode in het .txt bestand te worden gewijzigd in de administratiecode van de nieuwe administratie. Hiervoor kan de volgende methode worden toegepast: u slaat het .txt bestand op en opent dit met Excel (kies voor “gescheiden” en vink “puntkomma” aan), waarna de inhoud in verschillende kolommen zichtbaar wordt. Vervang nu de administratiecode in de 3 kolommen door de administratiecode van de nieuwe administratie en sla het bestand als .csv bestand op.

 Excel Export
Open het drop down-menu bij Excel Export en kies voor de “standaard lay-out voor het exporteren van een GBR schema”. Er wordt nu een bestand aangemaakt en klaargezet. U kunt nu kiezen om dit bestand op te slaan of te openen. U opent dit bestand (eventueel na het te hebben opgeslagen). Er opent een Excel sheet met het GBR schema van de betreffende administratie. U wijzigt de administratiecode van de geëxporteerde administratie in de 3 kolommen (Administratiecode, Subrubriekadministratiecode en Rubriekadministratiecode) in de administratiecode van de nieuwe administratie. Hierna slaat u het Excel bestand op.

Importeren
Kies via Menu, Financieel, Grootboekrekeningen en Bekijken de administratie waarin het Grootboekrekeningschema geïmporteerd moet worden. Via Import/Export kiest u voor Tekst import of voor Excel import. Onder beide functies staat een standaard lay-out voor het importeren van het Grootboekrekeningschema (GBR schema).

 Tekst Import
Kies via Menu, Financieel, Grootboekrekeningen en Bekijken de administratie waarin het Grootboekrekeningschema geïmporteerd moet worden. Via Import/Export kiest u voor Tekst import. Via “Selecteer” kunt u het opgeslagen .csv bestand kiezen. Bij lay-out selecteert u de “standaard lay-out voor het importeren van een GBR schema” en klikt u op Start waarna de import wordt uitgevoerd. De geïmporteerde gegevens zullen direct zichtbaar zijn in het systeem. Daarnaast wordt er een e-mail verzonden naar uw mailadres met daarin een link naar het impactanalyse rapport m.b.t. de import.

 Excel Import
Open het drop down-menu bij Excel Import en kies voor de “standaard lay-out voor het importeren van een GBR schema”. In het systeem opent nu een Excel sheet waar het geëxporteerde Excel bestand, door middel van kopiëren en plakken, in geplaatst dient te worden. Hierna klikt u op “Start”, waarna de import wordt uitgevoerd. De geïmporteerde gegevens zullen direct zichtbaar zijn in het Excel sheet . Indien de import niet goed verloopt wordt dit aangegeven in dezelfde pagina.