Kostenplaatsen en  Kostendragers

De kostenplaats is het onderdeel in de organisatie waar de kosten (zowel directe als indirecte) worden gemaakt. Bijvoorbeeld de afdeling ontwikkeling of een bedrijfsauto.
De kostendrager is het product of de dienst waar de kosten van de kostenplaats aan kunnen worden toegeschreven
Directe kosten zijn op ondubbelzinnige wijze te verbinden met de productie, zoals materiaalkosten van een product en loonkosten van een product.

Werkwijze

Bewakingscodes en kostendragers
Met behulp van bewakingscodes (omzetgroepen) kunnen we de omzet en kosten verdelen in groepen. Bewakingscodes worden in de projectadministratie gebruikt voor het bewaken van de omzet en kosten. Vaak wordt hier een fijnere verdeling gebruikt, dan in de financiele administratie. Daar worden deze bewakinscodes 'gebundeld' naar een kostendrager, en een kostendrager is een product of dienst waar de kosten en opbrengsten aan worden toegeschreven.

We kunnen één of meer bewakingscodes koppelen aan aan een kostendrager. 
Bijvoorbeeld een kostendrager ‘Hosting’, kan uit meerdere bewakingscodes (omzetgroepen) bestaan, zoals ‘Hosting Artikelweb’, ‘Hosting…’ Als een kostendrager gekoppeld wordt aan een inkoopgrootboekrekening of aan een omzetgrootboekrekening, worden de kosten en opbrengsten op deze grootboekrekening geboekt.

Structuur

Van werkbon naar factuurregels.
In werkbonregels worden de bewakingscode (omzetgroep) en kostengroepen opgeslagen. Als een werkbon gefactureerd wordt, worden de bewakingscodes meegenomen naar de bijbehorende factuurregels. Bij het boeken van de factuur wordt via de bewakingscode de juiste kostendrager en via de kostendrager de juiste omzetgrootboekrekening gevonden.
Als een werkbon besteld wordt, wordt er van de materiaalbehoeftelijst een inkooporder en van de inkooporder een inkoopfactuur gemaakt. De bewakingscodes gaan over naar de bijbehorende inkoopfactuurregels. Bij het boeken van de inkoopfactuur wordt via de bewakingscode de juiste kostendrager en via de kostendrager de juiste inkoopgrootboekrekening gevonden.

Kostenplaatsen
In de projectadministratie staat de standaard kostenplaats. Bijvoorbeeld de afdeling ontwikkeling. Als de inkoopfactuur naar een werkbon te herleiden is, wordt de kostenplaats van de onderliggende werkbon meegenomen naar de inkoopfactuurregels. In het voorbeeld drukken de inkoopkosten op de kostenplaats ontwikkeling.
Ook kan een auto als kostenplaats gebruikt worden. Als er een kilometerdeclaratie voor deze auto gemaakt wordt, wordt de auto als kostenplaats op de inkoopfactuurregels van de declaratie geplaatst. De kosten drukken direct op de auto. Via de kostenplaatsverdeling, zoals verderop omschreven, kunnen deze indirecte kosten voor de afdeling ontwikkeling en support opgevoerd worden.

Het onderhoud van kostenplaatsen staat in: Systeem -> Inrichting -> Kostenplaatsen.
Kostenplaatsen kunnen verdeeld worden naar andere kostenplaatsen . Bijvoorbeeld een auto kan een verdeling krijgen over de ontwikkelafdeling en de supportafdeling. Achter de knop verdelen staat een overzicht met kostenplaatsen waarnaar verdeeld moet worden. Er kan alleen verdeeld worden van een kostenplaats naar een hoger niveau (level). Bijvoorbeeld de auto heeft niveau één en de ontwikkelafdeling heeft niveau twee. Het aantal eenheden van alle kostenplaatsen waar naar toe verdeeld wordt, bepaalt de verhouding van de door te belasten kosten.

Voorbeeld:

Omdat een auto ook een kostenplaats kan zijn, kan deze aan een kostenplaats worden toegekend, zodat de kilometerdeclaraties voor die auto op de juiste kostenplaats terechtkomen. Aan Gerard is bijvoorbeeld een standaardkostenplaats ‘ontwikkeling’ gekoppeld. Als Gerard met zijn eigen auto rijdt, is deze gekoppeld aan de kostenplaats Ontwikkeling. Als Gerard met een auto van de zaak rijdt, is deze auto van de zaak gekoppeld aan de kostenplaats auto van de zaak ‘Auto Ron’.

Het resultaat van de directe kosten op een kostenplaats en de kosten en opbrengsten van de verdeling is te zien in het overzicht: financieel\kostenplaatsen.

In de projectadministratie is een standaard kostenplaats opgenomen. Projectadministratie is een koppeling naar de financiële administratie. Hierin staat ook de standaard kostenplaats.

Omzetgrootboekrekeningen, kunnen worden gekoppeld aan een kostendrager.

Het boeken van een factuur met kostendragers
De projectadministratie kan in een project, calculatie, offerte, order, of werkbon opgenomen worden. Als een werkbon gefactureerd wordt, wordt de kostenplaats van de werkbon meegenomen naar de factuur. Het dagboek van de factuur wordt bepaald door de administratie uit de projectadministratie van de werkbon. 
Als een werkbon besteld wordt en van de bestelling wordt een inkoopfactuur gegenereerd, wordt de kostenplaats van de onderliggende werkbon meegenomen naar de inkoopfactuurregels.

Factuur boeken:
    Is er een bewakingscode ingevuld op deze factuurregel?
        JA: Is er een kostendrager gekoppeld aan deze bewakingsgroep?
                JA: Is er een grootboekrekening gekoppeld aan deze kostendrager?
                        JA: boek de de factuurregel
        NEE: Is er een kostensoort ingevuld op deze factuurregel?
                JA: Is er een grootboekrekening (omzet) gekoppeld aan deze kostensoort?
                        JA: boek de factuurregel.
                        NEE: boek de factuurregel op de grootboekrekingen omzet (algemeen, zonder kostensoort)
Op dezelfde manier wordt een inkoopfactuur geboekt op basis van een bewakingscode.

Bij het boeken van een inkoopfactuur, worden de bedragen per kostenplaats in de boekingsregel geplaatst. Hierdoor is het mogelijk om een rapportage van de geboekte opbrengsten en kosten voor een kostenplaats te maken.