Jaarstaten - Een urenoverzicht per jaar van een medewerker, alleen lezen.
                 Weekstaten - Een urenoverzicht per week van een medewerker, alleen lezen.
                                  Weekstaatregel - Een invoerscherm voor het direct boeken per week.
                                  Urenregistraties - Een overzicht van urenregistraties in deze week van een medewerker.

Kies een medewerker.

• Werkbonnen met arbeidsregels, waar deze medewerker aan gekoppeld is.
• Werkbonnen met arbeidsregels, waar geen medewerkers aan gekoppeld zijn.
• Indirecte uren
• Ziekte uren
• Bijzonder verlof
• ATV
• Minuren
• Vakantieuren

De uitzonderingen, bijvoorbeeld overuren kunnen vervolgens nog geboekt worden via het overzicht urenregistraties onder het overzicht weekstaat.

Uren kunnen ook geboekt worden direct onder de Werkbon, en dan onder een arbeidsregel.

 Archiveren
Als een weekstaat wordt gearchiveerd, worden automatisch alle onderliggende urenregistraties gearchiveerd.

Inrichting Urenregistratie
Voordat u uren kunt registreren dient één en ander ingericht te zijn in het systeem.

• De medewerker moet als relatie in het systeem staan.
• Hij/zij moet als medewerker in het systeem staan.
• Er moet een geldig contract aan de medewerker gekoppeld zijn.
• Ook het vakantierecht dient ingericht te worden voor een kloppende jaarstaat.
• Als de medewerker zelf uren boekt, moet deze als gebruiker in het systeem kunnen en de juiste rechten hebben.
• Er moeten werkbonnen zijn, waarop de medewerker mag boeken.

 Het Overzicht Urenregistraties

Uren boeken in een Weekstaat of in het overzicht Urenregistraties

Jaarstaten - Een urenoverzicht per jaar van een medewerker.

     Weekstaten - Een urenoverzicht per week van een medewerker.

         Weekstaatregel - Een invoer-scherm voor het direct boeken per week.
             Urenregistraties - Een overzicht van urenregistraties in deze week van een medewerker.

Er kunnen uren geboekt worden direct in de weekstaatregels of in het onderliggende overzicht Urenregistraties. Klik op Menu – Projecten en vervolgens op Weekstaten.

Klik op Weekstaatregels om naar het onderliggende overzicht Weekstaatregels te gaan.

In het overzicht worden alle werkbonnen getoond waarop geboekt mag worden door deze werknemer, dat zijn: Werkbonnen met arbeidsregels, waar deze medewerker aan gekoppeld is. Werkbonnen met arbeidsregels, waar geen medewerkers aan gekoppeld zijn. Indirecte uren Ziekte uren Bijzonder verlof ATV Minuren Vakantieuren
	Hier kunt u alleen uren invoeren en geen omschrijving.

Klikt u in het linker menu op Urenregistraties dan gaat u naar het onderliggende overzicht.

Urenregistratieregels kunnen hier (ook) nog worden aangepast of toegevoegd. Zo kunt u bijvoorbeeld de standaard omschrijving aanpassen om nog specifieker aan te geven waarvoor uren zijn gemaakt.

Wanneer u naar het overzicht Weekstaatregels gaat, kan het zo zijn dat ook hier de weekstaten van volgend jaar worden getoond. U kunt deze met het filter ‘uitzetten’. Klik op het Filter linksbovenin het scherm en zet een vinkje bij ‘Nee’.

Werkbon - De opdracht met eventuele werkinstructie met arbeids- en materiaalregels.
       Werkbon(Arbeids)regels - De specificatie van het werk dat uitgevoerd moet worden.
              Urenregistraties - Een overzicht van de urenregistraties die bij de arbeidsregel op de werkbon horen.

Een Werkbon is een opdracht voor één of meer medewerkers. Een werkbon bevat naast de opdracht en werkinstructie één of meer arbeidsregels. Dit zijn regels waarop de uren van de medewerkers geboekt kunnen worden. Daarnaast kan de werkbon het materiaal bevatten, dat nodig is om de opdracht uit te voeren. Klik op Menu – Projecten – Werkbonnen om naar het overzicht Werkbonnen te gaan. Selecteer hier de Werkbon waarop de uren geschreven moeten worden. Ook kan gezocht worden met de zoekbox naar een specifieke Werkbon. Hieronder is gezocht op Werkbon WE110032.

Voor deze Werkbon gaan we uren schrijven. Klik op Werkbonregels om naar het onderliggende overzicht te gaan.

Op deze werkbon staan 3 arbeidsregels waarop uren geboekt kunnen worden. Te herkennen aan dit symbooltje:
Klik op Urenregistraties onder Navigatie om een registratie te doen op de geselecteerde Werkbonregel.

Staat u op de Werkbon (en niet op de Werkbonregels) en klikt u op Urenregistraties onder Navigatie, dan gaat u ook naar het overzicht met de urenregistraties die bij de arbeidsregel(s) op de werkbon horen. Hier kunt u de Urenregistraties echter niet wijzigen of invoeren.

• Op basis van het contract en de gewerkte uren van een medewerker
• De uren op een specifiek Project
• De uren voor een bepaalde Opdrachtgever
• De uren op een specifieke Order of een Werkbon
• Op basis van een Datum of Periode

Op basis van het contract en de gewerkte uren van een medewerker Klik op Menu – Projecten en dan op Urenbewaking. U komt nu op een overzicht met alle urenregistraties van alle medewerkers. Hier ziet u per week welke uren door welke werknemer zijn gemaakt. Dit heten weekstaten. Om de uren van één specifieke medewerker te filteren maakt u gebruik van het Snelfilter in het rechter Infopanel. Is dit nog niet geopend dan klikt u halverwege de pagina op het zwarte pijltje. Onder Medewerker selecteert u de desbetreffende persoon. Ook kunt u nog gebruik maken van de optie “Week” in het snelfilter. Afhankelijk van uw keuze krijgt u dan de urenregistraties te zien per kwartaal, maand of week.

	= er is minder gewerkt dan in het contract staat vermeld
	= gewerkte uren zijn gelijk aan contracturen
	= er is meer gewerkt dan in het contract staat vermeld

de gewerkte uren zijn gelijk aan de contracturen voor deze medewerker.

Klik onder Functies op Accorderen. Er wordt u nog om een bevestiging gevraagd.

Het systeem toont daarna hoeveel onderliggende urenregistraties zijn geaccordeerd.

Achter de desbetreffende weekstaatregel wordt in de kolom A een vinkje geplaatst.

Klikt u op de onderliggende urenregistraties van week 24 dan ziet u hier een slotje staan. Hieraan is te herkennen dat de uren geaccodeerd zijn.

Wanneer u aan een geaccordeerde weekstaat uren gaat toevoegen, u hoeft hiervoor niet eerst te deaccorderen, dan verdwijnt het groene vinkje op de weekstaat.

Hieronder ziet u het verschil voor een parttime medewerker. Hieronder is voor elke dag een waarde aangegeven ongeacht of er ook gewerkt is.

In onderstaand voorbeeld zijn de velden ‘zaterdag’ en ‘zondag’ gedeselecteerd. De velden maandag t/m vrijdag zijn aangepast: Bij eigenschappen is een ‘Nee’ aangevinkt.

• De uren op een specifiek Project
• De uren voor een bepaalde Opdrachtgever
• De uren op een specifieke Order of een Werkbon
• Op basis van een Datum of Periode

De uren op een specifiek Project, Order of een Werkbon
Wilt u de uren op een specifiek Project, Order of een Werkbon accorderen dan dient u gebruik te maken van het overzicht Urenregistratie. Een handige functie hiervoor is het Snelfilter in het rechter infopanel.

Zijn alle onderliggende urenregistraties van één bepaalde weekstaat en één bepaalde medewerker geaccordeerd (het slotje) dan verschijnt op de weekstaat automatisch een groen vinkje.

U kunt het Snelfilter naar wens aanpassen. Op het tabblad Bekijken klikt u op de knop Schermay-out.
Vervolgens klikt u op de knop +Toevoegen.



In de veldenkiezer worden een aantal velden beschikbaar gesteld voor het Snelfilter. Selecteer hier de velden die u in uw Snelfilter wilt tonen en druk op de knop Opslaan om uw Lay-out te bewaren.

Stappenplan voor de inrichting van Medewerkers:

• Relatiegegevens
• Inrichting Functies
• Overzicht Medewerkers

1.	Relatiegegevens
	Elke medewerker wordt eerst opgenomen in het overzicht relaties of in het overzicht relatiebeheer. Een medewerker is in dienst bij de eigen organisatie, dus moet deze ook in relatiebeheer als contactpersoon onder de eigen organisatie opgenomen zijn.
2.	Inrichting Functies
	Bij relatiebeheer kunnen we bij de contactpersoon een functie invullen voor de buitenwereld. In het overzicht functies onder Systeem -> Inrichting legt u de interne functies vast.
3.	Overzicht Medewerkers
	Afhankelijk van de modules die u gebruikt, is het noodzakelijk hier de juiste gegevens in te vullen. De instellingen, die voor een module noodzakelijk zijn, zullen bij de inrichting van die module behandeld worden. Vul eerst hier alle gegevens in, die u wilt vastleggen van een medewerker. Structuur: Overzicht Medewerkers                    Overzicht Arbeidscontracten                                        Overzicht Vakantierechten Uren boeken Er kunnen alleen uren geboekt worden bij medewerkers als medewerkers een geldig contract hebben. Het overzicht arbeidscontract vindt u onder het overzicht medewerkers. Dus kies een medewerker en kies het overzicht onder de eerste menuknop aan de linkerkant van het menu. Geldig contract Op het medewerker overzicht kan automatisch gecontroleerd worden of er een geldig arbeidscontract aanwezig is. Plaats hiervoor een vinkje bij Automatisch achter in dienst.

	Vanaf de JAGUAR versie zijn de Vakantierechten in te stellen in het overzicht Jaarstaten. Dit is hier nu samengevoegd. Om het aantal vakantie uren te wijzigen dient u de Jaarstaat te wijzigen. Hier vind u een veld waar u het aantal vakantie uren kunt aangeven per jaarstaat.
	Het overzicht medewerkers kan worden uitgebreid met extra vrije velden, als u meer gegevens wilt vastleggen. Bijvoorbeeld voor werkkleding: schoenmaat, convectiemaat, etc.
	Het werknemersoverzicht kan gevoelige informatie bevatten. Geef alleen medewerkers, die deze informatie moeten onderhouden, toegang tot dit overzicht.

• Een ingangsdatum voor de boekdatum van de uren.
• Een einddatum die leeg is of na de boekdatum van de uren ligt.
• Aantal uren op de dagen, waarop geboekt moet kunnen worden.

Vanaf de JAGUAR versie zijn de Vakantierechten in te stellen in het overzicht Jaarstaten. Dit is hier nu samengevoegd. Om het aantal vakantie uren te wijzigen dient u de Jaarstaat te wijzigen. Hier vind u een veld waar u het aantal vakantie uren kunt aangeven per jaarstaat.