Module Service
Overzichten
Functies en procedures
Inrichting
Andere Modules
Copyright© 2019
Compano BV
|
OverzichtenOverzicht Meldingen Overzicht Meldingen Wordt uw organisatie ook geleid door de telefoon. ring, ring,.. ring,ring,.. Het gaat de hele dag door.Weet u zeker dat alle meldingen, die binnenkomen, ook goed opgevolgd worden of verdwijnen ze vaak ergens in de organisatie. Met behulp van de module meldingen kunt u deze telefoontjes snel registreren en in de gaten houden. Bij een melding kunnen de volgende zaken vastgelegd worden:
De Servicegroep:Code | Een uniek nummer voor de melding | Auteur | Dit kan een klant of een medewerker zijn. | Servicegroep | Servicegroepen bieden een indeling voor meldingen. Servicegroepen kunnen gekoppeld worden aan een product of installatie. Een voorbeeld van een servicegroep is: Alle Nefit ketels of Administratie | Probleemcategorie | Meldingen binnen een servicegroep kunnen ingedeeld worden in verschillende probleemcategorieen. Bijvoorbeeld: Materiaal Defect of Facturatie. |
Binnen het systeem kan per probleemcategorie vastgelegd worden welke actiepersoon verantwoordelijk is voor een melding.
|
Overzicht ContractenBij Service en onderhoud speelt de module Contracten een belangrijke rol, daar worden alle voorwaarden vastgelegd voor de service en onderhoudscontracten. Aan een contract-regel van het type Contract-Artikel kan een geregistreerde installatie gekoppeld worden, waarbij een onderhoudsschema bepalend is voor het genereren van onderhoudsbonnen op basis van de contractvoorwaarden.
De Structuur
Contracten
Contracten In dit overzicht worden alle contracten vastgelegd. Voor een service- en onderhoudsorganisatie worden hier dus alle service- en onderhoudscontracten opgenomen. Hiermee kan ook voor elke organisatie worden vastgelegd hoe vaak er onderhoud plaats moet vinden en wat de kosten hiervan zijn. Aan een contract kunnen meerdere installaties gekoppeld worden, zoals in het geval van bijvoorbeeld een woningbouwvereniging. Elke installatie kan met een eigen installatieadres ingevoerd worden. Als er onderhoud gegenereerd wordt, zal er voor elke installatie een onderhoudsbon aangemaakt worden. De voorwaarden in een contract worden vastgelegd in clausules. Ook een contract kent een opdrachtgever en een eindgebruiker en eventueel een afwijkend factuuradres.
KlantgegevensDe Eindgebruiker / Klant | = | Fam. Jansen | De Opdrachtgever | = | De woningbouwvereniging | Het Afwijkende factuuradres | = | Administratiekantoor De Pen | Het afwijkende factuuradres kan opgeslagen worden bij de debiteurgegevens.
De factuur wordt verstuurd naar het afwijkende factuuradres of anders naar de opdrachtgever.
Factureerbaar Een belangrijk aspect van deze module is het facturatieproces. Op basis van de contract- en factuurgegevens is een contract factureerbaar. Elke maand of elke week kan een selectie gemaakt worden van factureerbare contracten. Voor deze contracten kan een factuur aangemaakt worden.
Een contract is factureerbaar als het factuurmoment ligt tussen de start- en einddatum van het contract of als het factuurmoment na de datum van het veld automatisch factureren vanaf ligt. Verder is de factuurperiode en het factuurmoment bepalend of een contract factureerbaar is.
|
Het genereren van onderhoudsbonnen
Op de contractregels onder een contract wordt een contractartikel opgenomen, dat gekoppeld is aan een Te Servicen Installatie en aan een Onderhoudsschema. Op basis van het onderhoudsschema worden onderhoudsbonnen aangemaakt, die zijn gebasseerd op de onderhoudsbonsjablonen uit een schema.
ProductregistratieAls een productregistratie gedaan wordt, dan worden de adresgegevens automatisch opgeslagen in het overzicht installatieadressen. Bij de registratie kan gekozen worden tussen productregistratie of een installatieregistratie. InstallatieregistratieHet installatieadres is het adres van de klant. Als de klant verhuist, verhuist het product mee. De installatie krijgt een eigen adres. Als de klant verhuist, verhuist het product niet mee. Installatieadressen kunnen ook geïmporteerd worden met behulp van Excel in het overzicht installatieadressen.
Eerstvolgend onderhoud
Als er werkbonnen zijn, wordt de datum van de eerstvolgend nieuwe onderhoudsbon als uitgangspunt genomen. Als die er niet is, zijn alle werkbonnen al uitgevoerd, of er zijn nog geen werkbonnen gegenereerd. In dat geval wordt er voor alle te servicen producten of alle te servicen contractregels een nieuwe onderhoudsdatum uitgerekend. De datum die het dichts bij ligt, is de eerstvolgende ouderhoudsdatum.
Overzicht Geregistreerde Installaties Overzicht Geregistreerde Installaties Als een product of installatie verkocht wordt aan een klant, kan dit product geregistreerd worden. Geregistreerde installaties kunnen een eigen adres hebben; dat betekent dat ze niet verhuizen als er een andere bewoner op dit adres komt te wonen.
Registratie Een artikel kan in verschillende werkprocessen geregistreerd worden als geregistreerd product of geregistreerde installatie. We spreken van een geregistreerd product als het product meeverhuisd met de bewoners van het adres. We spreken van een geregistreerde installatie als het product een eigen adres heeft. Deze installatie blijft achter bij verhuizing van de klant.
Aan een geregistreerde installatie kan een onderhoudsschema worden gekoppeld voor het genereren van onderhoudsbonnen.
Het registreren kan gedaan worden vanuit:
- orderregels
- werkbonregels
- factuurregels
Als installaties geregistreerd zijn, kunnen ze gekoppeld worden aan een contract. Deze functie vindt u onder het tabblad Functies. Installaties kunnen ook geregistreerd worden in het overzicht Geregistreerde installaties, onder Bewerken met behulp van Toevoegen, of met een excelimport. Hiermee kunnen ook meteen relatienummers en installatieadressen geïmporteerd worden.
Historie Bij een geregistreerd artikel wordt de geschiedenis van het artikel opgeslagen. Meldingen, onderhoud en storingsbonnen kunnen gekoppeld worden aan het artikel. In het overzicht geregistreerde artikelen wordt deze historie getoond via de knop Details onder Bekijken. Op het tabblad Historie wordt aangegeven of er meldingen, onderhoud of storing geweest is, wanneer dit heeft plaatsgevonden en wat er is gebeurd. Bij de onderhouds- en storingsbonnen wordt de uitvoerdatum getoond (of evt. de datum bij Uitvoeren voor). De historie wordt ook meegenomen naar een nieuwe onderhoudsbon, en kan op de afdruk geplaatst worden.
|
Overzicht InstallatieadressenProductregistratie Als een productregistratie gedaan wordt, dan worden de adresgegevens automatisch opgeslagen in het overzicht installatieadressen. Bij de registratie kan gekozen worden tussen productregistratie of een installatieregistratie.
Installatieregistratie Het installatieadres is het adres van de klant. Als de klant verhuist, verhuist het product mee. De installatie krijgt een eigen adres. Als de klant verhuist, verhuist het product niet mee.
Installatieadressen kunnen ook geïmporteerd worden met behulp van Excel in het overzicht installatieadressen. Overzicht Complexen Overzicht Complexen Een complex is een verzamelgebouw, waarin meerdere adressen zijn opgenomen. Een voorbeeld van een complex is een flatgebouw of een bedrijfsverzamelgebouw.
Het overzicht van complexen is te vinden onder: Menu > Systeem > Inrichting > Complexen.
|
|
Heeft u vragen of wilt u een probleem melden, ga dan naar Mijn Support-site:
|