 Module Artikelbeheer
Overzichten
Aandachtspunten
Functies en procedures
Rapportage
Inrichting
Voorbeelden
Andere Modules
Copyright© 2019
Compano BV
|
OverzichtenOverzicht Assortimenten
We kennen in het systeem verschillende soorten assortimenten:
 Inkoopassortimenten |  Verkoopassortimenten | | | | |
In een assortiment mogen geen koop- en contractartikelen door opgenomen worden. Hiervoor moeten aparte assortimenten gemaakt worden. Contract artikelen zijn artikelen met een prijsmodel op basis van een tijdscomponent, bijvoorbeeld een prijs per maand of prijs per jaar.
De inkoopassortimenten kunnen in de eigen dataomgeving gevuld worden vanaf Artikelbeheer.nl, de centrale database met artikelinformatie voor de installatiebranche, bouwbranche of carrosseriebranche.
Deze assortimenten zijn wel zichtbaar in het overzicht assortimenten, maar worden daar niet beheerd.
Artikelen overnemen uit een inkoopassortiment
In een verkoopassortiment kunnen artikelen overgenomen worden vanuit de inkoopassortimenten (+Inkoopartikel op de tab Bewerken of de functie Verkoopartikelen). De koppeling tussen deze inkoopasssortimenten en het verkoopassortiment blijft gehandhaaft, door middel van de velden: - Oorspronkelijke Leverancier
- Artikelnummer van de oorspronkelijke leverancier.
Een eigen verkoopassortiment kan net als inkoopassortimenten overal gebruikt worden en ook deze eigen assortimenten zijn direct zichtbaar in ArtSelect.
In een eigen verkoopassortiment kan dus een selectie opgenomen worden uit andere inkoopassortimenten. In ArtSelect (Zoek Artikel) kan een filter gedefinieerd worden, zodat u alleen werkt met de artikelen uit het verkoopassortiment.
Nummering/nummerpatroon
In het verkoopassortiment krijgt een artikel automatisch weer een uniek artikelnummer. Dit artikelnummer kan ook naar eigen wens aangepast worden.
Een dergelijk nummerpatroon wordt ingevuld bij:
1. Het assortiment
2. Bij de overzetregels onder een assortiment
Indien er geen geldig nummerpatroon bij de overzetregels is ingevuld, wordt teruggevallen op het nummerpatroon bij het assortiment.
Een nummerpatroon ziet er uit als ABCD##### of 1001###### etc. Het # geeft aan het aantal cijfers die doortellen vanaf het hoogste nummer binnen de reeks.
Het deel daarvoor (alfanumeriek) is het VASTE deel van de artikelcode.
Indien van toepassing wordt onderstaande volgorde gehandhaafd:
Indien het Inkoopartikel een artikel in Eigen beheer is, kan aan dat artikel een "Eigen artikelnummer" worden toegekend. Inkoopartikel ANI 1234567 heeft als Eigen artikelnummer CNX123-4567. Bij overzetten zal dit artikel dan CNX123-4567 krijgen.
Bij gebruik van overzetregels wordt bij het verkoopassortiment aangegeven dat een ANI (inkoopassortiment) artikel de code CON###### krijgt:
Het verkoopartikel wordt nu CON000001 welke doornummert vanaf de hoogste (dus als er al een CON000123 was, zal de nieuwe CON000124 worden). Het #### deel, is dus het variabele deel (oplopend genummerd vanaf de hoogste) met als aantal cijfers het aantal #.
Bij gebruik van overzetregels wordt bij het verkoopassortiment aangegeven dat een ANI (inkoopassortiment) artikel de code CNX* krijgt: Het verkoopartikel wordt nu CNX1234567 en is dus een mix van een Eigen voorloopdeel (CNX) en het originele artikelnummer zonder leverancierscode.
Als er nergens iets geregeld is krijgt het verkoopartikel de code <LEVCODE><OrgArtikelCode>. Dus bijvoorbeeld TU inkoopartikel 1234567 krijgt in verkoopassortiment TU1234567
Artikelen uit een verkoopassortiment bestellen.
Als een artikel uit het verkoopassortiment besteld moet worden, dan wordt dit artikel omgezet naar het artikel van de Oorspronkelijke Leverancier. Hiervoor kijk het systeem naar de ingevulde velden: Oorspronkelijke Leverancier en Oorspronkelijk Artikelnummer in het artikel uit het verkoopassortiment.
Even voor het begrip. In een verkoopassortiment kunnen artikelen opgenomen worden vanuit inkoopassortimenten. Bij het overnemen van een artikel uit een inkoopassortiment wordt automatisch de velden: Oorspronkelijke Leverancier en Oorspronkelijk Artikelnummer gevuld.
Op de Materiaalbehoeftelijst is dit artikel nog altijd terug te vinden onder het eigen artikelnummer. Het overzetten gebeurt pas als voor het artikel een inkooporder wordt aangemaakt.
 Werken met overzetcondities
Voor het bepalen van de inkoopprijs van een artikel spelen de inkoopcondities van de leverancier een rol.
Voor het bepalen van de verkoopprijs van een artikel spelen uw verkoopcondities een rol.
Met behulp van overzetcondities kan de brutoprijs van een eigen artikel afwijken van de brutoprijs van het gekoppelde inkoopartikel.
Een overzetcondities kan op basis van de brutoprijs met een korting of toeslag of hij kan worden bepaalt vanuit uw inkooprijs met een korting of toeslag.
|
Overzicht Eigen Alternatieven
 Eigen Alternatieven
Zelf artikelen aan elkaar koppelen in het overzicht Eigen Alternatieven.
|
Overzicht ReceptsystemenOverzicht Receptgroepen
 Receptgroepen
Onder een receptgroep kunnen meerder recepten opgenomen worden.
Een recept kan opgenomen worden in meerder receptgroepen.
 Receptsystemen koppelen aan  Besteksystemen
Als de code van een receptgroep gelijk is aan de code van een bestekdeel uit een besteksysteem en in Bedrijfsinstellingen is aan aangegeven dat receptsystemen gekoppeld zijn aan besteksystemen, dan vinden we in een bestekdeel alleen de recepten uit deze receptgroep.
|
Overzicht Recepten Recepten
Een recept is een bundeling van:
- Artikelen (uit inkoop- en verkoopassortimenten) of Contractartikelen
- NB Artikelen
- Arbeid
- Kortingsregels
- Kosten
- Recepten
- Reiskosten
- Marerieel
- Vooraadartikel
- Tekst
- Samenstelling
Het grote voordeel van recepten is dat we artikelen, die bij elkaar horen in één keer kunnnen kiezen en opnemen in de calculatieregels.
Zo ontstaan er Recepten en Contract-recepten. Deze twee soorten recepten kunnen niet gemengd worden.
Prijzen
De inkoopprijs en de verkoopprijs van een recept is het totaal van de receptregels.
Recepten verzamelen in receptsystemen
Binnen een offerte bestaat de mogelijkheid om van een aantal regels een recept te maken. Dit recept kan alleen opgenomen worden in de offerte, of kan opgeslagen worden in een receptsysteem.
Zodra we een recept opslaan in een receptsysteem, kan het recept later opnieuw gebruikt worden.
Binnen een receptsysteem is het mogelijk de recepten te verdelen in receptgroepen. Recepten kunnen in meerdere groepen voorkomen, binnen hetzelfde receptsysteem. Hiervoor dient de functie +Receptgroep in het receptoverzicht.
Via manipuleren is het mogelijk om meerdere recepten in één keer aan een receptgroep te koppelen.
 | Voordat we een recept kunnen opslaan, moet er eerst een receptsysteem aangemaakt worden. |
Afhankelijk van uw licentie kunt u onderstaande instellingen tegenkomen:
1) Publiceren ja/nee : om aan te geven of een recept inhoudelijk compleet wordt geacht en mee mag in exports of publicatie naar sub omgevingen of met web services aangesproken kan worden.
Binnen de EIGEN omgeving kan het als een filter optie gebruikt worden om volledig ingerichte recepten te onderscheiden van degenen in bewerking.
2) Status Verwijderen / Bevestigen: Om aan te geven of een recept niet meer in gebruik is. Formeel is dit niet exact gelijk aan Publiceren ja/nee. Immers het recept kan historisch gezien compleet zijn (dus publiceren ja) maar nu op verwijderd worden gezet omdat de werkwijze of de gebruikte materialen niet meer van toepassing zijn.
Bij externe exports van recepten kan de combinatie van Publiceren = ja (dus komt mee in de export) en de status "Verwijderen" een trigger zijn om in ontvangende systeem de te vervallen te kunnen opruimen.
Naar keuze kan dan daarna alsnog ook het publiceren op nee worden gezet, maar dat is een keuze.
3) Aantal receptgroepen: dit aantal is als kolom in de schermlay-outs en als filter bij de recepten te gebruiken. Dit toont het aantal receptgroepen waarbinnen een recept is opgenomen. Een erg algemeen recept, die in meerdere groepen wordt opgenomen, moet bij eventuele aanpassingen immers met extra aandacht doorgevoerd worden.
4)Artikelstatus: Deze status is als kolom in de schermlay-outs en als filter bij de recepten te gebruiken.
Hierdoor kan over alle recepten heen gefilterd worden op:
1) recepten die GEEN regels bevatten
2) recepten die minimaal één uitlopend artikel bevatten
3) recepten die minimaal één verwijderd artikel bevatten
4) recepten zonder bijzonderheden: deze recepten bevatten minimaal één regel en hebben geen uitlopende of vervallen artikelen.
|
Overzicht Incidentele Export
 Wilt u een deel van een artikelbestand of meerdere artikelbestanden éénmalig exporteren (halen).
Maak dan gebruik van de mogelijkheden in het overzicht incidentele export of ook wel de speciale export genoemd.
Het bestand wordt geëxporteerd in het formaat zoals dat is ingevuld bij Menu: Mijn Bedrijfsinstelling onder Mijn Gegevens.
Een export maken - Meerdere assortimenten meenemen (halen)
Onder de kolom meenemen kunnen de assortimenten aangevinkt worden. Het systeem onthoudt alle vinkjes, die bij de vorige export gezet zijn.
Met de functie Alles meenemen kunnen alle vinkjes in één keer aangevinkt worden.
Met de functie Meenemen wissen kunnen alle vinkjes in één keer uitgevinkt worden.
Binnen een assortiment kan ook gekozen worden voor een gedeelte van het assortiment, met behulp van het overzicht Selectieprofielen wordt een selectie gemaakt van een deel van het assortiment op basis van conditiegroepen. - Export Instellingen
Met deze functie kunt u aangeven hoe de export gemaakt moet worden:- Alle artikelen van één of meer assortimenten, vul dan geen datum in bij Wijzigingen sinds
- Alle gewijzigde artikelen van één of meer assortimenten sinds een bepaalde datum: Vul de datum in bij Wijzigingen sinds
- Prijsinformatie op een bepaalde datum, dus bijvoorbeeld een toekomstige datum. Leveranciers moeten deze informatie natuurlijk wel al aangeleverd hebben op Artikelbeheer.nl
- Alle artikelen van één of meer assortimenten, inclusief vervallen artikelen, alle artikelen met de mutatiecode verwijderd (2) worden wel of niet meegenomen.
Uitlopende artikelen worden altijd geëxporteerd.
- Start Export
Start deze functie. U ontvangt een email nadat het proces door de server is uitgevoerd. Rechts bovenin uw scherm kunt u lezen, wanneer wij verwachten dat de export gereed is en u een email kunt ontvangen.
In deze email zit een link om het bestand met alle wijzigingen te downloaden.
Daarna kunt het bestand inlezen in uw eigen ERP-Systeem.
U moet voortaan dit zip bestand zelf uitpakken en de uitgepakte bestanden in de juiste map plaatsen.
Selectieprofielen
Als u niet het gehele bestand van een leverancier nodig heeft, kunt u een selectie maken op basis van de door de leverancier aangeleverde conditie- of kortingsgroepen. Dit kan ingesteld worden bij de Incidentele export. Het is vervolgens noodzakelijk om een Incidentele export te maken op basis van de selectie, zodat de gegevens juist verwerkt worden. Pas daarna kunt u voor een bestand met een selectieprofiel ook een periodieke export ophalen.
Maak een selectieprofiel: - Ga naar Artikelbeheer, Incidentele export.
- Selecteer de juiste leverancier en klik op de knop Selectieprofiel. Het overzicht met de geselecteerde conditie- of kortingsgroepen verschijnt nu.
- Klik op de knop +Conditiegroep om groepen te selecteren. Er verschijnt een overzicht met een winkelmandje. In dit overzicht ziet u over het algemeen alleen codes. Indien u hier ook omschrijvingen wilt zien, kunt u uw leverancier erop attenderen dat zij die aan zouden kunnen leveren. De juiste groepen kunnen in het winkelmandje opgenomen worden door op een groep te dubbelklikken of een regel (of een aantal regels) te selecteren en op +Selecteer te klikken.
- Met behulp van de knop Overnemen worden de groepen in het winkelmandje in uw selectie opgenomen en worden in het overzicht Selectieprofiel getoond.
- Klik op de knop Incidentele export, vink Meenemen en Profiel toepassen bij de leverancier aan en klik op Start export. Om alle gegevens goed te verwerken is het altijd noodzakelijk om na het instellen of wijzigen van een selectieprofiel eerst een incidentele export te maken van het bewuste bestand.
|
Overzicht Periodieke Export  Ophalen van een periodieke export
| Een periodieke export is een export die gebaseerd is op mutaties(wijzigingen) ten opzichte van uw vorige export. Indien u voor het eerst ophaalt, zullen automatisch alle records meekomen. Het systeem zal daarna de datum van deze export onthouden.
De volgende keer dat u een export ophaalt via ‘Periodieke export', zullen alleen de wijzigingen mee komen die na uw vorige export gemuteerd/gewijzigd zijn in ons systeem. | Voorbeeld | Stel u hebt op 1-1-2012 voor het eerste een export aangemaakt met alle records. De week daarop wilt u weer een periodieke export aanvragen. Ons systeem weet dan dat de vorige export op 1-1-2012 geweest is en zal dan alleen de records ophalen die gemuteerd zijn tussen 1-1-2012 en 7-1-2012. Indien u er voor kiest pas een maand later een tweede export aan te vragen, dan zullen alleen de records mee komen die gemuteerd zijn tussen 1-1-2012 en 1-2-2012.
Bij periodieke export komen dus altijd alleen de wijzigingen mee van alle leveranciers die in uw profiel zitten en ten opzichte van uw vorige export. Zijn er geen records gemuteerd, dan komt deze leverancier niet mee. | De instelling voor het exporteren | 1. Ga via het tabblad ‘Menu’ naar de knop ‘Mijn gegevens’ en kies nu voor ‘Bedrijfsinstellingen’.
2. Na het kiezen van het juiste ‘Softwarepakket’ zullen de instellingen automatisch voor u ingesteld worden.
Kiest u hier voor het Softwarepakket ‘Overige’ dan kunt u alle opties zelf aanpassen naar eigen wens.
3. Bij Prijzen kunt u aangeven wat er moet gebeuren met de condities die verwerkt zijn. Dit is ook afhankelijk welk softwarepakket u
gebruikt. Sommige pakketten kunnen een PAB2 bestand inlezen waarin zowel bruto als netto prijzen zijn opgenomen.
• Bruto prijzen:
Exporteert alleen de bruto prijzen ongeacht de verwerkte condities.
• Netto prijzen (verwerken condities):
De condities zullen verwerkt worden en samen met de bruto prijzen in 1 bestand gezet worden.
• Bruto prijzen + Conditiebestand:
De netto prijzen zullen los in een apart bestand opgenomen worden. (ICC formaat)
4. Nadat u de instellingen gecontroleerd en/of aangepast hebt, kunt u het venster sluiten. De instellingen worden automatisch opgeslagen! | Voor de eerste keer een export aanvragen | 1. Ga via het tabblad ‘Menu’ naar de knop ‘Artikelen’ en kies vervolgens ‘Periodieke export’.
2. Controleer nu via de knop ‘Alle gewijzigde artikelen’ of de export optie op automatisch staat!
Omdat u voor het eerst een bestand aanvraagt, zal het systeem automatisch alle records gaan binnen halen. Klik op 'Toepassen'.
Ter controle kunt u nu zien aan de kolom ‘Totaal’ en
‘In export’ of daadwerkelijk alle records van een
leverancier opgehaald worden.
‘Totaal’ is het totaal aantal artikelen wat de
leverancier bij ons in het systeem heeft
‘In export’ is het aantal welke daadwerkelijk mee komt.
Deze dienden dus gelijk aan elkaar te zijn!
3. Klik nu op de knop ‘Start export’.
4. In het venster welke verschijnt wordt u gevraagd of u
zeker weet de export aan te vragen met de volgende
instellingen. Controleer deze instellingen goed!
Indien u hier nog vragen over heeft, neem dan
contact op met onze helpdesk!
Mocht u constateren dat er toch een instelling niet
correct is, dan kunt u vanuit hier op de link
‘Klik hier om de instellingen te wijzigen’
te klikken.
5. Uw verzoek voor het aanmaken van een export is ingediend en zal vrijwel direct opgepakt worden.
Druk op de toetst 'F5' om het scherm even te verversen. U kunt nu rechtsboven in een progressie zien.
6. U wordt via een e-mail (zie hieronder) ingelicht dat u export aangemaakt is. In deze email vindt u een link (hier)
waar u op kunt klikken om zo het geëxporteerde bestand op te halen en te downloaden naar uw computer.
Geachte ………..,
Periodieke export is aangemaakt. U kunt het bestand hier exporteren.
Het bestand is gecomprimeerd en wordt uitgepakt indien u het bestand dubbelklikt.
In deze export zijn de volgende groothandels opgenomen:
Conelgro | Een mutatie bestand aanvragen | 1. Ga via het tabblad 'Menu' naar de knop ‘Artikelen’ en kies vervolgens 'Periodieke export'.
2. Controleer nu wat uw laatste export is geweest.
U vindt deze informatie rechts in het scherm onder het kopje 'Assortiment'
of door op de knop 'Alle gewijzigde artikelen' uit de menubalk te klikken.
Controleer ook of de exportoptie op 'Automatisch' staat.
3. Klik op 'Toepassen' om dit op te slaan.
4. Nadat alles gecontroleerd is kan er op ´Start export´ geklikt worden om het bestand daadwerkelijk aan te vragen.
5. Uw verzoek voor het aanmaken van een export is ingediend en zal vrijwel direct opgepakt worden.
Druk op de toetst 'F5' om het scherm even te verversen. U kunt nu rechtsboven in een progressie zien.
6. U wordt via een e-mail (zie hieronder) ingelicht dat u export aangemaakt is. In deze email vindt u een link (hier) `
waar u op kunt klikken om zo het geëxporteerde bestand op te halen en te downloaden naar uw computer.
Geachte ………,
Periodieke export is aangemaakt. U kunt het bestand hier exporteren.
Het bestand is gecomprimeerd en wordt uitgepakt indien u het bestand dubbelklikt.
In deze export zijn de volgende groothandels opgenomen:
Conelgro
| |
|
Heeft u vragen of wilt u een probleem melden, ga dan naar Mijn Support-site:
|