Compano BV

Materiaalbehoeftelijsten geven een overzicht over wat er voor een order of werkbon besteld moet worden. Op een dergelijke lijst staat al het benodigde materiaal. Van hier kan intern en extern besteld worden. Voor interne bestellingen worden magazijnlijsten aangemaakt. De externe bestellingen worden naar inkooporders gezet, voor elke leverancier een aparte inkooporder.

Intern bestellen
Met de functie Intern wordt materiaal gereserveerd op een magazijnlijst voor een magazijn.
De voorraad geeft het aantal artikelen aan, minus de reeds gereserveerde artikelen.

Voorbeeld
Als we 50 artikelen nodig hebben en er liggen 10 op voorraad en er zijn 2 artikelen gereserveerd (dus de fysieke voorraad = 12)
materiaalbehoeftelijst

Aantal	Extern	Intern	Voorraad	Fysieke voorraad
50			10	12

Functie Intern (bestellen) op de Materiaalbehoeftelijst
materiaalbehoeftelijst

Aantal	Extern	Intern	Voorraad	Fysieke voorraad
50		10	0	12

Er is nu ook een magazijnlijst aangemaakt.
magazijnlijst

Gereserveerd	Uitgifte	Voorraad	Fysieke voorraad
10		0	12

Functie Uitgifte op de Magazijnlijst
magazijnlijst

Gereserveerd	Uitgifte	Voorraad	Fysieke voorraad
10	10	0	2

Dus als je netjes werkt met de functies Intern (bestellen) dan wordt bij het reserveren rekening gehouden met de reeds gereserveerde aantallen.
Echter op regelniveau kun hier van afwijken, dus we kunnen in de regel aangeven 12, want je weet dat er 12 fysiek op voorraad liggen.
Je houdt dan niet rekening met de reserveringen van andere gebruikers.

Bestellen via magazijn
Bij bestellen via magazijn wordt een interne bestelling gedaan. Bij onvoldoende voorraad wordt een voorraadbehoeftelijst (VBL) aangemaakt.
Het kan zijn dat u gebruik maakt van meerdere hoofdmagazijnen en het artikel voorkomt in meer dan één magazijn.
Er wordt dan voor elk artikel op de MBL gekeken in welk magazijn het artikel de hoogste voorraad heeft.

Voorkeursmagazijn
Op de materiaalbehoeftelijst (MBL) kan een voorkeursmagazijn meegegeven worden. Dit is altijd een hoofdmagazijn.
Indien deze is gevuld met een hoofdmagazijn welke één of meerdere submagazijnen heeft, dan kan op regelniveau per regel het magazijn worden gewijzigd. Dit kan met de functie 'Voorkeursmagazijn wijzigen'.

Aandachtspunt bij bestellen
Mocht een artikel op de werkbon na bestellen niet op de materiaalbehoeftelijst zijn geplaatst, dan dient u de volgende twee punten te controleren:
1. Het artikel dient voorzien te zijn van een geldig verkooppunt.
2. Bij een interne bestelling, dient het artikel in het magazijn opgenomen te zijn.

Overzicht Inkooporders (Materiaal)

Overzicht Inkooporders (Materiaal)

Het materiaal wordt besteld vanuit de Inkooporders. Een inkooporder is altijd bestemd voor slechts 1 leverancier.
Een inkooporder kan worden aangemaakt vanuit de offerte, materiaalbehoeftelijst, order, werkbon of direct bij de inkooporders. Op de inkooporder vinden twee belangrijke processen plaats:

Bestellen
Ontvangstregistratie

Bestellen
Vanuit de materiaalbehoeftelijst of direct vanuit de order, werkbon of offerte wordt het materiaal verzameld op in een inkooporder voor 1 leverancier.
In bedrijfsinstelling is een instelling opgenomen: Inkooporder handhaven JA / NEE
Als deze instelling op ja staat dan wordt er niet voor elke bestelling een nieuwe inkooporder aangemaakt maar wordt het materiaal toegevoegd aan de openstaande bestelling.
Wel wordt voor elk artikel per bestelling een aparte regel aangemaakt, waarin de koppeling met de bron opgeslagen wordt.

Via het overzicht Getotaliseerd (menu bekijken) kan het materiaal wel getotaliseerd verzonden worden naar de leverancier.
De minimale besteleenheid wordt dan ook toegepast op het getotaliseerde aantal.

Ontvangstregistratie
De ontvangstregistratie kan uitgevoerd worden op de inkooporder of op inkooporderregels.
Na de ontvangstregistratie kan vanuit de inkooporder een (deel-)inkoopfactuur aangemaakt. Het ontvangen aantal artikelen, zal gespecificeerd overgenomen worden naar de inkoopfactuurregels.

De status van een inkooporder

De inkooporder heeft 2 statusveldgroepen. Deze statusveldgroepen kunnen onafhankelijk van elkaar zichtbaar zijn:

De orderstatus (S); dit veld geeft de status aan van het document: de inkooporder.
De logistieke status (B, N en O); deze velden geven de status aan van het bestelproces.

Orderstatus (S)
	Openstaande order
	Bestelde order
	Gesloten order

In de tooltip wordt aangegeven om welke status het gaat.

Binnen de logistieke status is de bestel-, nalever- en ontvangstatus apart inzichtelijk:

Besteld (B)	Nalevering (N)	Ontvangen (O)
Openstaande bestelling: er kan nog materiaal toegevoegd worden	Volledige nalevering	Niets ontvangen
Gedeeltelijk besteld	Gedeeltelijke nalevering	Gedeeltelijk ontvangen
Volledig besteld		Volledig ontvangen

Materiaal Bestellen

Het materiaal kan op verschillende manieren besteld worden vanaf de inkooporder:

Handmatig: Per Fax
- Druk de inkooporder af op papier: Afdrukken -> Inkooporder
- Fax de inkooporder zelf naar de leverancier. Het Faxnummer staat in het rechter infopanel
- Zet de inkooporder op status Besteld ( functies - bestellen - besteld)
Automatisch: Per E-mail
- Bij de leverancier is een verkooppunt aangemaakt. Hier is ook aangegeven dat deze leverancier de inkooporders per e-mail kan ontvangen. Het e-mailadres moet ingevuld zijn bij het verkooppunt
- Klik op Functie -> Bestellen
- De inkooporder wordt per e-mail verzonden
- De inkooporder krijgt nu de status Besteld
Automatisch: ICM of ICM/ICB
- In de installatiebranche is een standaard formaat afgesproken voor het verzenden van inkooporders. Helaas wordt deze standaard niet door alle leveranciers op dezelfde manier geinterpreteerd en bestaan er veel verschillende varianten. In het document ICM instellingen kunt u zien welke instellingen u dient in te vullen voor het automatisch verzenden van een ICM bestelling voor uw leverancier.
- ICB: Als uw leverancier ook ICB ondersteunt dan ontvangt het systeem ook een automatisch gegenereerd bericht van de leverancier op de bestelling. Dit bericht kan bijvoorbeeld inhouden dat de bestelling geheel kan worden uitgevoerd, of dat de leverancier aangeeft dat bepaalde goederen later worden geleverd. Deze informatie vindt u terug in het memo-blokje op de inkooporder. Tevens worden de aantallen zoals vermeld onder Besteld en Nalevering in de inkooporderregels automatisch aangepast.

Afleveradressen en ICM

Wil je gebruik maken van ICM dan moet het afleveradres voldoen aan een vaste structuur, in dit geval moet dat zijn:

Lenis Machinebouw B.V.
Mandierlaan 1B
9773 JW ROERMOND

Dus zonder "t.a.v." dit wordt door de ICM standaard niet ondersteund. Dergelijke additionele informatie dient geplaatst te worden in het veld Afleverinstructie.

Ontvangst registratie

Als het materiaal geleverd wordt, moet de ontvangst op de inkooporder geregistreerd worden. Als al het materiaal in één keer binnenkomt, kan de inkooporder met de functie Ontvangen op 'volledig ontvangen' gezet worden. Als slechts een gedeelte binnenkomt, moet de ontvangstregistratie gedaan worden op de regels van de inkooporder.
Met de functie: Bewerken -> Wijzigen (Direct wijzigen, potlood) kan dat meteen in het overzicht gebeuren. Anders moet elke regel met de functie Bewerken -> Wijzigen (formulier en potlood) aangepast worden.

Bij een inkooporder die met ICM - ICB verzonden is naar de leverancier zal het materiaal dat nageleverd wordt al als zodanig op de regels vermeld staan.

Wat te doen als bij levering de prijs van het materiaal afwijkt van de prijs op de inkooporder?
De prijs op de inkooporder kan aangepast worden. Met de functie: Bewerken -> Wijzigen (Direct wijzigen, potlood) kan de inkoopprijs direct in het overzicht aangepast worden.
Het prijsverschil kan ook aangepast worden op de inkoopfactuur.
Vanuit de inkooporder wordt de inkoopfactuur gespecificeerd aangemaakt, dus alle ontvangen materiaalregels worden automatisch overgenomen op de inkoopfactuur. Bij de controle van de inkoopfactuur kunnen vervolgens de prijswijzigingen doorgevoerd worden. Dit kan per regel gedaan worden of in één keer met een algemene correctieregel.

Overzicht Inkoop (Overig)

Inkooporders (Overig)

Met behulp van deze functie kan bijvoorbeeld arbeid extern ingekocht worden.

Overzicht Inkoopcondities

Inkoopcondities
Het overzicht inkoopcondities toont alle inkoopcondities, die de organisatie heeft met de leveranciers.

De inkoopcondities worden meestal geïmporteerd.
Uw leverancier kan een conditiebestand toesturen in het ICC-formaat. ICC-bestanden kunnen direct geïmporteerd worden.
Conditiebestanden kunnen ook aangeleverd worden in een csv- of excelformaat. Voor dergelijke bestanden moet eerst een passende layout aangemaakt worden, die 1-op-1 overeenkomt met de layout van de leverancier.

Automatische import op inkoopcondities
Conelgro is de eerste leverancier, die nu de inkoopcondities automatisch toestuurt. Het bestand met inkoopcondities wordt naar een emailadres gestuurd, vanuit dat emailadres worden de inkoopcondities automatisch ingelezen onder een nieuw inkoopcontract. De gebruiker kan de inkoopcondities activeren door het inkoopcontract definitief te maken.

Inkoopcondities importeren

Het is binnen ArtSelect mogelijk de conditiebestanden van de leverancier(s) in te lezen in uw eigen
data-omgeving. Op deze manier is het mogelijk niet alleen een brutoprijs te zien maar ook uw
berekende nettoprijs. Ook bij het ophalen van uw export zullen deze condities meekomen (indien
de juiste optie hiervoor gekozen is, zie hiervoor deel D). Indien u gebruik maakt van de webservice
ArtSelect, zullen de nettoprijzen direct zichtbaar zijn in het overzicht.

Condities zijn altijd klantspecifiek en u dient hier dan ook zelf zorg voor te dragen om deze periodiek
bij te werken. U kunt uw leverancier vragen hoe frequent deze bestanden wijzigen.

Vraag bij uw leverancier of zij de condities in ICC formaat kunnen aanleveren. (ICC is een branchestandaard voor de conditiebestanden)
Ga naar het tabblad ‘Menu’ en klik op ‘Inkoop’ en kies voor ‘Inkoopcondities’.
Vanuit het overzicht ‘Inkoopcondities’ kunnen we een functie aanroepen door naar
het tabblad ‘Import/Export’ te gaan.
Klik nu op de knop ‘Importeer kortingen’.
Kies de juiste leverancier.
Het kan zijn dat de laats gekozen leverancier nog is ingevuld,
als u tekst deze verwijderd zullen uw andere leverancier zichtbaar worden.
Blader via de knop ‘Selecteer’ op uw computer naar het .ICC/.txt bestand.

Niet meer aangeleverde condities:

Markeren als verwijderd: Dit is de meest gebruikelijke (default) optie.
Alle records die wel in uw profiel zitten en niet meer in het aangeleverde ICC bestand, zullen
automatisch de status verwijderen mee krijgen. Dit betekent dat deze conditiesrecords niet
meer actueel zijn. Deze records zullen worden voorzien van een prullenbak!
Verwijderen:
Bij deze opties krijgen de records die wel in uw profiel voorkomen maar niet meer in het
aangeleverde ICC bestand, niet de status verwijderen maar worden ze direct uit de database
verwijderd!
Deze optie kiest u wanneer u bewust de historie wilt opschonen,
bijvoorbeeld omdat er fouten inzitten.
Laten staan:
Deze optie zal alle records inlezen en niets met de oude records doen
die al in uw profiel zitten.
Deze optie kiest u als u alleen enkele wijzigingen inleest,
en niet een compleet ICC bestand. Deze optie zal zelden worden gekozen.

Klik nu onderaan op ‘Importeren’ en uw verzoek zal ingediend worden.
De condities zijn vaak binnen vijf tot tien minuten verwerkt en ook direct actief!
U wordt via een e-mail ingelicht dat de condities verwerkt zijn.

Inkoopcondities Actualiseren
Bij het actualiseren van inkoopcondities worden alle netto prijscondities op verwijderd gezet als een artikel verwijderd of vervallen is.
M.a.w. inkoopcondities, die niet meer van toepassing zijn worden op verwijderd gezet.
Na deze actie kunnen deze inkoopcondities gefilterd worden op basis van hun status en verwijderd worden.

Overzicht Magazijnen

Overzicht Magazijnen
Binnen een magazijn wordt de voorraad van artikelen bijgehouden.
De voorraad in een magazijn wordt verhoogd door artikelen te bestellen via een voorraadorder. Een voorraadorder kan zijn artikelen weer intern bestellen uit een ander magazijn of extern bestellen bij een leverancier met een inkooporder.

Indien u in het bezit bent van de Module Productiebon dan kan het magazijn ook worden aangevuld door de Functie Productiebon. Middels deze bon geeft u opdracht om de artikelen zelf te produceren.

Meerdere magazijnen
Bij het aanmaken van een magazijn kan aangegeven worden of het een hoofdmagazijn is. Alleen vanuit hoofdmagazijnen kunnen voorraadorders aangemaakt worden.
Een hoofdmagazijn kan gekoppeld worden aan een vestiging. Alle medewerkers van deze vestiging zijn dan automatisch gekoppeld aan het juiste magazijn. Submagazijnen kunnen hun voorraad bijvullen uit een hoofdmagazijn. Dit gebeurt met behulp van een magazijnlijst.

Grijp-artikelen
Van grijp-artikelen wordt geen voorraad bij gehouden.

Intern bestellen, uit een ander magazijn
Als het materiaal uit een ander magazijn komt dan wordt voor dit magazijn een magazijnlijst aangemaakt. Zodra het materiaal de status Ontvangen heeft, wordt de voorraadbehoeftelijst afgesloten en wordt het aantal in het magazijn verhoogd.

Intern bestellen, vanuit de Materiaalbehoeftebon
Ook vanaf de Materiaalbehoeftebon kan intern besteld worden uit het magazijn. Dit gebeurt alleen uit een hoofdmagazijn. Bij de gegevens van een magazijn kan ingevuld worden of het een hoofdmagazijn is.
Voor het interne bestelde materiaal wordt een magazijnlijst aangemaakt.

De verschillende procedures "Bestellen magazijn" worden hier beschreven.

Het servicebusje
Een magazijn kan ook bijvoorbeeld een servicebusje zijn.
Ook de digitale werkbon haalt zijn artikelen uit een magazijn. Het servicebusje wordt dan als standaard magazijn ingevuld. Als hierin het artikel niet aanwezig is, kan het artikel nog uit een ander magazijn gehaald worden.

Voorraadartikelregistraties
Op het overzicht voorraadartikelregistraties staan alle acties die bij voorraadartikelen worden gelogd (bestellen, produceren, reserveren, ..). In het log wordt tevens vastgelegd wie de actie heeft ondernomen en wanneer. Door in de schermlayout de velden "voorraad oud" en "voorraad nieuw" op te nemen krijgt u inzicht in het verloop van uw magazijn. De volgende acties worden gelogd:

            - Gereserveerd
            - Uitgifte
- Retour
- Besteld
            - Ontvangen
- Geproduceerd
            - Produceren
            - Gereed
            - Geannuleerd

Overzicht Magazijnlijsten

Op een magazijnlijst staat het materiaal dat gereserveerd is.

De magazijnlijst wordt aangemaakt als het materiaal op een materiaalbon intern besteld wordt.
De magazijnlijst wordt aangemaakt als het materiaal vanuit een ander magazijn bij een hoofdmagazijn besteld wordt.

Uitgifte
Met de uitgifte functie wordt het materiaal definitief van de voorraad in het magazijn afgeboekt. Als gewerkt wordt met kostenregistratie, dan wordt door deze functie ook de kosten geregisteerd onder de bijbehorende werkbonregels.

Inname
Met de inname functie wordt het materiaal weer terug gezet in de voorraad van het magazijn.

Retour Magazijn
Artikelen die weer terug komen naar het magazijn kunnen met negatieven aantallen op de magazijnlijst verwerkt worden.
Met behulp van de knop Inname worden ze teruggezet in het magazijn. Hierdoor wordt de gereserveerde voorraad direct bijgewerkt. Na het definitief maken van de magazijnlijst met de functie Uitgifte, worden de voorraden daadwerkelijk bijgewerkt in het magazijn.

Een andere methode is bij +Toevoegen magazijnlijst de optie 'Inname' aan te vinken. Daarna voegt u op de normale wijze artikelen toe aan de lijst. Bij het overnemen van de selectie worden de aantallen omgezet in negatieve aantallen.
Vervolgens kunt u met de knop 'Inname' op het tabblad Functies de geselecteerde artikelen retourneren.

Retour Magazijn verwerken op de kostenregistratie van de werkbon
Als een dergelijke inname ook op de werkbon zichtbaar moet zijn, kan het aantal van het artikel op de werkbonregel verlaagd worden.
Vervolgens kan er weer op Bestellen geklikt worden. Nu wordt er een nieuwe materiaalbehoeftelijst aangemaakt met een negatief aantal.
Deze kan weer intern besteld worden, zodat er een magazijnlijst aangemaakt wordt. Daarna kan dezelfde procedure als hierboven gevolgd worden. Nu staan bij het artikel op de werkbon twee kostenregistraties, namelijk de oorspronkelijke en de registratie van de wijziging.

Overzicht Voorraadbehoeftelijsten

Overzicht Voorraadbehoeftelijsten
In het overzicht voorraadbehoeftelijsten staan alle voorraadbehoeftelijsten, die voor één of meer magazijnen besteld zijn of moeten worden.
De bestelling kan gedaan worden bij externe leverciers of intern uit een hoofdmagazijn.

Intern en Extern bestellen
Net als bij de Materiaalbehoeftebon kan het materiaal Intern (bij een ander magazijn) of Extern bij de leverancier besteld worden.

Als een voorraadorder open staan en er wordt een nieuw besteladvies gedaan vanuit het magazijn, worden deze artikelen op de open order gezet.

Overzicht Materiaalbehoeftelijst

Een materiaalbehoeftelijst is een lijst met materiaal dat nodig is voor een opdracht. materiaalbehoeftelijsten worden gemaakt vanuit de offerte of calculatie. De materiaalbehoeftelijst kan ook apart aangemaakt worden.

Vanuit de materiaalbehoeftelijst kan het materiaal besteld worden:

Intern uit het Magazijn
Extern via inkooporders bij de leveranciers.

Werkwijze
Al het materiaal wordt per calculatieregel opgenomen op de materiaalbehoeftelijst . Dit wordt zo gedaan omdat het materiaal afkomstig kan zijn uit verschillende onderdelen van de offerte of calculatie. Het materiaal kan dan ook op verschillende momenten nodig zijn en kan dan ook op verschillende momenten besteld worden. Als een opdracht echt gefaseerd uitgevoerd moet worden, kan het materiaal vanuit de order overgenomen naar verschillende werkbonnen. Vanuit deze werkbonnen kan het materiaal besteld worden.

Totaliseren
De materiaalbehoeftelijst geeft een totaal overzicht van het materiaal. Met de functie Totaliseren kunnen de aantallen gebundeld worden. Totaliseren geeft een totaal aan benodigde materialen weer.

Intern bestellen
Op de materiaalbehoeftelijst is een functie intern bestellen beschikbaar. Hiermee wordt een magazijnlijst aangemaakt voor alle benodigde materialen.
Deze materialen worden dan gereserveerd in het magazijn.
Als we niet alle materiaal in één keer willen bestellen, dan kunnen we ook intern bestellen vanaf de materiaalbehoeftelijstregels.
Materiaal kan vanuit de materiaalbehoeftelijstregels intern besteld wordt door een aantal regels te selecteren en de functie Intern Bestellen of door de kolom aantal intern in te vullen.

Op de materiaalbehoeftelijst kun je met de functie intern alleen materialen bestellen die op voorraad liggen. Wil je toch een reservering maken in het magazijn dan kan het veld Intern handmatig gevuld worden. Er wordt dan toch een magazijnlijst aangemaakt.

Extern bestellen
Op de materiaalbehoeftelijst is een functie extern bestellen beschikbaar. Hiermee wordt een inkooporder aangemaakt voor alle benodigde materialen.
De inkooporder kan direct verzonden worden vanuit het overzicht Materiaalbehoeftelijst . Dit is een instelling bij mijn bedrijfsinstellingen.
De inkooporders kunnen ook vanaf het overzicht inkooporder verzonden worden naar de leverancier.
Als we niet al het materiaal in één keer willen bestellen, kunnen we ook extern bestellen vanaf de materiaalbehoeftelijstregels.
Materiaal kan dan vanuit de materiaalbehoeftelijstregels extern besteld worden door een aantal regels te selecteren en de functie Extern Bestellen of het benodigde aantal ook in de kolom aantal extern in te vullen.

Status van de materiaalbehoeftelijst

	Nog niet besteld
	Gedeeltelijk besteld
	Besteld

kantoor:

088 266 7 266

service afdeling:

088 266 7 202

email:

info@compano.com

Heeft u vragen of wilt u een probleem melden, ga dan naar Mijn Support-site:

Inlognaam:
Wachtwoord:

Home

Helpdesk

Modulewijzer

SiteMap