Compano BV

Optie Extra Administraties
U kunt werken met meerdere Financiële Administraties in een omgeving.
Elke Financiële Administratie heeft zijn eigen grootboekrekeningschema: rubrieken, subrubrieken, grootboekrekeningen en dagboeken.
Met de functie Administratie kopiëren, op het overzicht Administraties, kunt u de inrichting van uw hoofdadministratie kopiëren naar een nieuwe administratie.

Om in de toekomst ook goed te kunnen werken met een geconsolideerde jaarrekening is het van belang deze inrichting gelijk te houden. Momenteel is het nog niet mogelijk om een geconsolideerde jaarrekening op te maken in Compano Online Software.

In alle financiële overzichten is in het menu Bekijken een Menuknop beschikbaar om de actieve Financiële Administratie te kiezen.

In het overzicht gebruikers is het mogelijk een gebruiker de toegang te beperken tot één Financiële Administratie.

Ga naar menu Systeem - Gebruikers
Kies een Gebruiker, klik op Bewerken -> Wijzigen
Vul in: Standaard Financiële Administratie

Deze gebruiker ziet dan alleen de documenten, boekingen, dagboeken uit de gekozen Financiële Administratie.
Als dit niet is ingesteld kan de gebruiker kiezen tussen Alle of tussen één van de Financiële Administraties.

Overzicht Dagboeken

Dagboeken en Bankboeken
Een financieel dagboek is een onderdeel van de financiële boekhouding. In het dagboek vindt in chronologische volgorde registraties plaats van alle bedrijfsgebeurtenissen die leiden tot wijzigingen in de grootte of de samenstelling van het vermogen. In een boekhouding komen nagenoeg altijd de volgende dagboeken voor:

kasboek
bankboek
inkoopboek
verkoopboek
diverse postenboek (memoriaal)
aangiftes omzetbelasting (BTW)
ICP-opgave

Afhankelijk van de behoefte van het bedrijf kan een grotere verscheidenheid aan dagboeken in gebruik zijn. De registratie vindt plaats aan de hand van de primaire documenten die op de gebeurtenissen betrekking hebben. Primaire documenten zijn bijvoorbeeld kwitanties, bankrekeningafschriften, inkoopfacturen, kopie-verkoopfacturen. De primaire documenten worden systematisch gearchiveerd. Bij de dagboekaantekening wordt een verwijzing geplaatst naar het primaire document. Periodiek worden de mutaties van het dagboek samengeteld en via het journaal op de verschillende rekeningen van het grootboek geboekt
De boekingen worden gedaan op basis van deze registraties.

Er worden geen jounaalposten (mutatieverschillen) geboekt naar financieel, maar voor elke boeking op een grootboekrekening is een registratie opgenomen in een dagboek.

Het voordeel van deze methode is dat te allen tijde te achterhalen is, wat de basis is van een boeking in het grootboekrekeningschema.
Hierdoor is het ook mogelijk, om op eenvoudige wijze correcties uit te voeren.

Overzicht Bankboeken

Bankboeken
Per bankrekening kan een bankboek aangemaakt worden in de financiële boekhouding. In het bankboek vindt in chronologische volgorde registraties plaats van alle banktransacties.
De registratie vindt plaats aan de hand van de bankrekeningafschriften. De boekingen worden gedaan op basis van deze registraties.

Het voordeel van deze methode is dat te allen tijde te achterhalen is, wat de basis is van een boeking in het grootboekrekeningschema.
Hierdoor is het ook mogelijk, om op eenvoudige wijze correcties uit te voeren.

Overzicht Betalingen

Betalingen
Via Menu, Financieel, Betalingen en Bewerken kunnen (bank)betalingen worden aangemaakt m.b.v. de functie "Toevoegen".
Er opent dan een venster waar diverse zaken ingevuld en gekozen kunnen worden, waaronder o.a.:

Bankboek; kies hier de juiste bankrekening
Betaaldatum; dit is de (uiterste) datum waarop u de betaling uitgevoerd wenst te hebben
Tegenrekening; hier vult u de (bank)gegevens van de crediteur in.

Let op: Indien u gebruik maakt van meerdere administraties dient u via Menu, Financieel, Betalingen en Bekijken eerst de gewenste administratie te kiezen.

Betalingen kunnen ook worden aangemaakt vanuit de inkoopfacturen. Via Menu, Inkoop, Inkoopfacturen en Functies komt u bij de functie "Betaling" aanmaken. U kunt hier ook een selectie maken en zo meerdere betalingen tegelijk aanmaken. Via de functie "Verzamelbetaling aanmaken" kunt u een verzamelbetaling, die bestaat uit meerdere betalingen, aanmaken voor één en dezelfde crediteur. Dus de verschillende betalingen van die crediteur worden bij elkaar opgeteld en samengevoegd tot 1 (verzamel)betaling.
De aangemaakte betaling vindt u terug onder Menu, Financieel, Betalingen.
Inkoopfacturen die nog niet mee hoeven in de betaling(en) kunnen on hold worden gezet door een vinkje te plaatsen bij 'Nee' bij 'Mag betaald worden'.

Overzicht Activa

In het overzicht activa worden de activa registraties beheerd.
Voor de afschrijvingen op de activa moet een dagboek aangemaakt worden van het type Memoriaal Afschrijvingen.

Met de functie Kopiëren vorig boekjaar kunnen de activa registraties overgenomen van een vorig boekjaar.

Onder het dagboek afschrijvingen -> boekstukken staat een functie 'Afsluiten activa'
Hiermee wordt het dagboek waarop de balansrekening voor het afschrijven door het jaar geboekt is op nul gesteld met een correctieboeking.
Deze boeking moet normaal uitgevoerd worden aan het einde van het boekjaar, voor het maken van de beginsaldi van het volgend jaar.

Als deze boeking niet is uitgevoerd bij het aanmaken van de beginsaldi van het volgend jaar, wordt in dit jaar deze correctieboeking alsnog automatisch uitgevoerd, zodat het beginsaldo van de grootboekrekeningen afschrijvingen activa op nul komt te staan.

Overzicht Bankrekeningen

Bankrekeningen

(Menu Systeem - Inrichting)

Alle bankrekeningen van de organisatie worden opgenomen in het overzicht bankrekeningen.
De bankrekening van de lopende rekening van het bedrijf wordt gekoppeld aan de hoofdadministratie.
Deze bankrekening kunt u in het overzicht Administraties invullen bij de hoofdadministratie.

Overzicht Administraties

Administraties
(Menu Financieel-> Administraties)

In het overzicht Administraties is al een administratie aangemaakt: Hoofdadministratie.
Vul bij deze hoofdadministratie uw bankrekeningnummer in van de lopende rekening.
Eventueel kunnen meerdere administraties aangemaakt worden als u ook een abonnement heeft op Extra Administraties.

Onder de eerste knop in het menu van administratie vindt u de menuoptie : Boekjaren per administratie.
Hier kunnen nu de aangemaakte boekjaren toegevoegd worden.
Ga naar Boekjaren per administratie.
Ga naar Bewerken en klik op Toevoegen

De functie Administratie kopieren
Met de opties Extra Administraties kunt u meerdere financiele administraties opnemen in het systeem.
Op het overzicht Administratie is een functie opgenomen onder tabblad Functies voor het kunnen kopieren van een volledige financiele inrichting.
De Rubrieken, subrubrieken, grootboekrekeningen en dagboeken worden dan 1-op-1 gekopieerd. Met deze functie geeft u de extra administratie een unieke code en omschrijving.

Let op!
- Wel moet u nog de boekjaren toevoegen onder deze administratie.
- U dient een bankrekening aan deze administratie te koppelen.
- De grootboekrekeningen zijn gelijk aan de gekopieerde administratie, deze dient u te controleren. De grootboekrekeningen inzake uw banken dienen aangepast te worden. U kunt de nummering behouden en de alleen de omschrijving wijzigen. Uw bankboeken moet u aan de juiste grootboekrekening koppelen.
- Daarnaast is het belangrijk dat u de bankboeken en dagboeken van de nieuw aangemaakte administratie wijzigt in unieke codes. Dit is o.a. belangrijk bij het importeren van banktransacties.

Overzicht Grootboekrekeningen

Grootboekrekeningen
Onder elke subrubriek kunnen grootboekrekeningen aangemaakt worden.
Elke grootboekrekening is gebaseerd op een voorgedefinieerd type grootboekrekening.
De verzameling grootboekrekeningtypes vormt een blauw-druk onder elk grootboekrekeningschema.
Op basis van de kennis in deze blauwdruk is het systeem in staat om boekingen automatisch uit te voeren.
De gebruiker kan in zijn grootboekrekeningschema een eigen codering hanteren en eigen omschrijvingen voor de grootboekrekeningen.

BTW grootboekrekeningen
In het grootboekrekeningschema moeten ook diverse BTW rekeningen opgenomen worden.

BTW te betalen hoog (21%)
BTW te betalen laag (6%)
BTW verlegd (0%)

Optioneel kunnen ook de BTW rekeningen aangemaakt worden voor

Handel binnen Europa
Handel buiten Europa

Kosten en omzetgrootboekrekeningen.
De kosten- en omzetgrootboekrekeningen kunnen uitgesplitst worden:

Specificatie per BTW tarief (verplichte uitsplitsing)
Specificatie per kostensoort (materiaal, arbeid, kosten, etc.)
Specificatie per Bewakingscode

De specificatie per BTW-tarief
De meest eenvoudige opzet van uw administratie is slechts één omzet grootboekrekening per btw-tarief te definiëren. Alle omzet wordt dan op deze rekeningen geboekt, afhankelijk van het btw percentage.

De specificatie per kostensoort
In een factuur wordt op regelniveau bepaald naar welke grootboekrekening de omzet en kosten moeten worden weggeschreven. We onderscheiden standaard o.a. de volgende kostensoorten:

Materiaal
Arbeid
Overige

Grootboekrekeningen blokkeren
Het is mogelijk om grootboekrekeningen te blokkeren voor rechtstreeks boeken. Dit is vooral noodzakelijk voor de grootboekrekeningen Debiteuren, Crediteuren en Banken. Immers rechtstreekse boekingen op grootboekrekening Debiteuren zal een verschil opleveren tussen je openstaande facturen en het saldo van dit grootboekrekeningnummer.

Overzicht ICP

ICP Opgave

In de module Financieel kunt u de ICP-opgaven vinden. Indien deze functie niet aanwezig is en u heeft deze wel nodig neemt u dan contact op met Compano.

Wat is een ICP opgave?
Onder de P van ICP worden intracommunautaire prestaties verstaan.
Dit zijn intracommunautaire leveringen en intracommunautaire diensten. Eerst hebben we alleen de
intracommunautaire leveringen geïmplementeerd.

Hoe voeg ik een ICP opgave toe?
In de Opgaven kunt u bijvoorbeeld een aantal Landen of Organisaties toevoegen die gevestigd zijn in het buitenland en waarmee u zaken doet. In het niveau hieronder, "Transacties", voegt u de daadwerkelijke gegevens toe. Hierin kunt u de omschijvingen en de bedragen invullen die bij deze transacties horen. De gegevens die u hier invult zijn de gegevens waar de belastingdienst om kan vragen.

Wat is een ICP opgave?
Wanneer u diensten of goederen levert/exporteert aan een ander(e) btw-plichtige ondernemer/bedrijf buiten Nederland, maar binnen de Europese Unie, dan bent u verplicht de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgave) te doen. Er zijn echter enkele uitzonderingen die hieronder staan vermeld:

- diensten die te maken hebben met onroerend goed (bijv. onderhoud)
- personenvervoer
- diensten die te maken hebben met het verlenen van toegang tot evenmenten op het gebied van cultuur, kunst, sport, wetenschap,
ontspanning of onderwijs (bijv. beurzen, tentoonstellingen, muziekuitvoeringen, toneelvoorstellingen en sportevenementen)
- diensten van restaurants en cateringbedrijven
- verhuur van een vervoermiddel voor een aaneengesloten periode van max. 30 dagen of verhuur van een schip voor een aaneengesloten
periode van max. 90 dagen.

Diensten geeft u aan in het tijdvak waarin de dienst is geleverd. Bij goederen houdt u de factuurdatum aan. U hoeft geen ICP-opgave te doen als u in een tijdvak niets hebt geleverd. Zijn de diensten in het land van uw afnemer belast met 0% btw of vrijgesteld, dan moet u ze niet vermelden in de ICP-opgave.

Wanneer moet ik een ICP opgave doen?
De kwartaalopgave moet overeenkomen met de btw opgave 3b van de aangifte omzetbelasting.

Waarom ICP opgave?
De EU-landen wisselen onderling gegevens uit over transacties tussen EU-landen.Daarmee controleren de verschillende belastingdiensten de aangiften.

De ICP opgave maken in Compano Online Software

Nieuw is dat het tijdvak niet meer standaard een kwartaal is, maar afhankelijk is van de situatie.
Voor de tijdvakken geldt een tijdvakcode:
Opgaaf over kalenderkwartaal
1e kwartaal BB100
2e kwartaal BB200
3e kwartaal BB300
4e kwartaal BB400

Opgaaf over een kalender jaar Heel jaar BB040

Opgaaf over kalendermaand Januari BB101
februari BB102
Maart BB103
April BB204
Mei BB205
Juni BB206
Juli BB307
Augustus BB308
September BB309
Oktober BB410
November BB411
december BB412

Opgaaf over 2 maanden Januari/februari BB113
April/mei BB214
Juli/augustus BB315
Oktober/november BB416

BB = jaar waarop het tijdvak betrekking heeft.Bijvoorbeeld 2013 toont hier "13".
Voorbeeld: Tweede kwartaal 2003 heeft als tijdvak opgaaf ‘03200’.

Bij het aanmaken van een ICP Opgaaf wordt eerst aangenomen dat het een kwartaal is en het jaar het
huidige boekjaar.
Als er al een aangifte is, wordt bij het aanmaken van een nieuwe aangifte de nieuwe code berekend.
Als het tijdvak maand is en er overgegaan wordt op kwartaal, wordt ook automatisch de nieuwe code
berekend. Wel moet eerst een kwartaal met maanden worden volgemaakt.
Het tijdvak twee maanden is niet geïmplementeerd om foutieve gegevens te voorkomen.

Als de het ICL-Opgaaf formulier is aangemaakt, kunnen de opgaven per btw-nummer worden
aangemaakt, met “Aanmaken ICP-prestaties”. Voorlopig wordt er van uit gegaan dat de facturen over
leveringen gaan. Alleen facturen met leveringstype Intracommunautair en een ingevuld btw-nummer
komen in aanmerking. Per btw-nummer wordt een prestatie record aangemaakt en het bedrag
kan opnieuw worden uitgerekend met de functie “Herbereken bedrag”.
Als dit gedaan is, kan de aangifte worden afgedrukt.

Voorlopig is dit een handmatige aangifte.

Het is mogelijk met “"Controleren ICP-opgaaf met Xbrl-schema" een xbrl schema aan te maken en
die te valideren volgens de officiële schema’s. Datzelfde is mogelijk met: "Controleren ICP-opgaaf
met xml-schema". Op het tabblad Xml is de gegenereerde xml te zien.
Het is de bedoeling dat er een officiële verbinding met de belastingdienst komt voor het aanleveren
en het verwerken van de status van de belastingdienst. Misschien is het mogelijk om deze
communicatie via de accountant te laten lopen?

Het moet mogelijk zijn om in een tijdvak correcties van een vorig tijdvak aan te kunnen brengen.
Hiertoe moet er nog een bestand bij (‘Corrections ICPTransactions’) en er moet nog een uitbreiding
op het genereren van de Xbrl en xml komen

Overzicht Balans en Resultaatrekening

Overzicht Balans.

Via Menu -> Financieel -> Balans kan er een overzicht met geparametriseerde velden worden opgeroepen.

Op dit overzicht zijn de Activa en Passiva van de Balans te zien, desgewenst op het niveau van Rubriek, Subrubriek en Grootboekrekeningnummers.
Het is nog mogelijk om te kiezen voor verdichten. Als een rubriek verdicht wordt, dan worden de sub-rubrieken onder de rubriek niet afzonderlijk getoond.
Afhankelijk van het gekozen abonnement is het saldo van de maanden van het huidige jaar zichtbaar (Financieel 1) of het saldo van de afgelopen 3 jaren, gevolgd door het saldo van de maanden van het huidige jaar (Financieel 2).
Boekjaren kiezen; indien hier het boekjaar wordt gewijzigd, wijzigen automatisch de 3 voorgaande jaren in het overzicht. Dus indien wordt gekozen voor het boekjaar 2010, dan worden zichtbaar de jaren 2007, 2008 en 2009 en de maanden van 2010.

In Financieel 2 is nog een extra functie aanwezig:
Een balansvergelijk tot datum van een aantal jaren.

Boekingen tot; Hier kan een datum gekozen worden en de gegevens worden dan weergegeven tot die datum. Dit geldt voor de afgelopen jaren en voor de maanden van het huidige jaar. Dus indien wordt gekozen voor 1-5-2011 (met boekjaar 2011), dan worden zichtbaar de saldi van de jaren 2008,2009 en 2010 tot 1 mei van de betreffende jaren en de maanden van 2011 tot 1 mei.

Via het snelfilter kan er gekozen worden voor de gewenste Rubriek, Subrubriek of Grootboekrekeningsoort.
De inhoud van het overzicht is aan te passen door de schermlayout te wijzigen.

Overzicht Resultaat.

Via Menu -> Financieel -> Resultaat kan er een overzicht met geparametriseerde velden worden opgeroepen.

Op dit overzicht zijn de Opbrengsten en Kosten van de Resultaatrekening te zien, desgewenst op het niveau van Rubriek, Subrubriek en Grootboekrekeningnummers.
Het is nog mogelijk om te kiezen voor verdichten. Als een rubriek verdicht wordt, dan worden de sub-rubrieken onder de rubriek niet afzonderlijk getoond.
Afhankelijk van het gekozen abonnement is het saldo van de maanden van het huidige jaar zichtbaar (Financieel 1) of het saldo van de afgelopen 3 jaren, gevolgd door het saldo van de maanden van het huidige jaar (Financieel 2).
Boekjaren kiezen; indien hier het boekjaar wordt gewijzigd, wijzigen automatisch de 3 voorgaande jaren in het overzicht. Dus indien wordt gekozen voor het boekjaar 2010, dan worden zichtbaar de jaren 2007, 2008 en 2009 en de maanden van 2010.

In Financieel 2 is nog een extra functie aanwezig:
Een resultaatvergelijk tot datum van een aantal jaren.

Boekingen tot; Hier kan een datum gekozen worden en de gegevens worden dan weergegeven tot die datum. Dit geldt voor de afgelopen jaren en voor de maanden van het huidige jaar. Dus indien wordt gekozen voor 1-5-2011 (met boekjaar 2011), dan worden zichtbaar de saldi van de jaren 2008,2009 en 2010 tot 1 mei van de betreffende jaren en de maanden van 2011 tot 1 mei.

Via het snelfilter kan er gekozen worden voor de gewenste Rubriek, Subrubriek of Grootboekrekeningsoort.
De inhoud van het overzicht is aan te passen door de schermlayout te wijzigen.

Overzicht Boekjaren

Boekjaren
(Menu Systeem - Inrichting)

Eerst dienen er een aantal boekjaren aangemaakt te worden. Begin bij het huidige boekjaar en maak alvast het volgende boekjaar aan.
Als u nog boekingen wilt doen in het voorgaande jaar, dan kan dit boekjaar ook aangemaakt worden.

De boekjaren worden ook zichtbaar in de menubalk van uw financiële administratie. Met deze menufunctie kan het boekjaar gekozen worden.

Overzicht Rubrieken en Subrubrieken

Overzicht Rubrieken en Subrubrieken

De inrichting van een grootboekrekeningschema is als volgt opgebouwd:

Administratie
- Rubrieken (Balans)
  - Subrubrieken
    - Grootboekrekeningen
      - Dagboeken
- Rubrieken (Resultaatrekening)
  - Subrubrieken
    - Grootboekrekeningen
      - Dagboeken

Het overzicht rubrieken bevat de basisindeling van de balans en de resultaatrekening. Elke rubriek kan weer uitgesplitst worden in subrubrieken. Het overzicht subrubrieken kan vanuit een rubriek benaderd worden (navigatieknop voor het filter, of dubbelklik op een rubriek).

Van belang is het juiste rubriektype te kiezen. Alle rubriektypes moeten minimaal 1x aanwezig zijn. Het rubriektype bepaalt aan welke kant ze in de balans en op de resultaatrekening opgenomen worden. De code en de omschrijving van de rubriek kunnen naar eigen inzicht ingevuld worden.

Verdichten: Als een rubriek verdicht wordt, dan worden de subrubrieken onder de rubriek niet afzonderlijk getoond in de rapportages Balans en Resultaatrekening.

Rubrieken per Administratie

Onder de navigatieknop in het menu van administratie vinden we ook het overzicht Rubrieken.
Hier worden de Rubrieken en daar onder de Subrubrieken van de administratie aangemaakt.
De rubrieken bepalen de inrichting van de Balans en Resultaatrekening.
De basisindeling is al vastgelegd in de Rubriektypes.
We kennen hier 4 Rubriektypes:

Balans			Resultaat
Activa	Passiva		Kosten	Opbrengsten

BA - Balans Activa
BP - Balans Passiva
RE - Resultaat Kosten
RR - Resultaat Opbrengsten

Deze rubriektypes mogen meerdere keren voorkomen, zo ontstaat er een indeling in de Balans en in de Resultaat rekening.
Elk rubriektype moet minstens één keer gekozen worden.
De code en de omschrijving van de Rubrieken kunnen naar eigen inzicht ingevuld worden.

Een voorbeeld van de codering is:

Code Rubriek
A0 Vaste Activa
A1 Vlottende Activa
P0 Eigen vermogen
P1 Voorzieningen
P2 Kortlopende schulden
R0 Netto omzet
R1 Kostprijs omzet
R2 Kosten

Als we de rubrieken verdichten, dan betekent dat, dat we in de Balans of in de Resultaatrekening alleen de totalen op dit niveau willen tonen, dus niet gespecificeerd in onderliggende subrubrieken.
Onder elke Rubriek kunnen één of meer subrubrieken worden opgenomen.
Ook bij de subrubrieken kunt u zelf kiezen welke code en omschrijving een subrubriek krijgt, zolang deze maar van het juiste type is.

Rubrieken en Subrubrieken importeren
Bij het importeren van Rubrieken en Subrubrieken dient u op een aantal zaken te letten.
Gebruik de functie Excel bijwerken voor het aanpassen van uw (sub-)rubrieken.
In de Excel import moeten eerst de rubrieken geïmporteerd worden op het hoogste niveau
De eerste kolom is het sleutelveld in de database, deze moet u niet invullen bij het toevoegen van nieuwe (sub-)rubrieken.
Rubriektype en Administratie zijn verplichte velden om in te vullen.

kantoor:

088 266 7 266

service afdeling:

088 266 7 202

email:

info@compano.com

Heeft u vragen of wilt u een probleem melden, ga dan naar Mijn Support-site:

Inlognaam:
Wachtwoord:

Home

Helpdesk

Modulewijzer

SiteMap