Stappenplan:

1. Inrichting Relaties (Lees meer ...)
2. Gebruikers en Rechten
3. Inrichting Medewerkers
4. Bedrijfsinstellingen
5. Gebruikersinstellingen en wachtwoord wijzigen

1.	Inrichting relaties
	Alles is een relatie: gebruikers, medewerkers, klanten, leveranciers, debiteuren, crediteuren, etc. Dus moeten we eerst een relatiebestand opbouwen. Dit wordt nader uitgelegd in het document Inrichting Relatiebeheer.
2.	Gebruikers en Rechten
	Elke persoon die toegang krijgt tot het systeem, is een gebruiker. Een gebruiker kan toegang krijgen tot overzichten en functies in het systeem. Een gebruiker in het systeem is lid van één of meerdere groepen. In de groep worden de gebruikersrechten geregeld. Wat mag hij/zij wel en wat mag hij/zij niet. Licentie Afhankelijk van de licentie kunnen gebruikers toegang krijgen tot de modules of tot de gast-modules of tot site-modules in klantomgevingen. Gebruikers krijgen toegang tot de modules en opties op basis van named-user rechten. Gebruikers krijgen toegang tot gast-modules op basis van concurrent-user rechten. Lezers krijgen alleen leesrechten tot het systeem. Gebruikers kunnen binnen het systeem lid zijn van een groep en voor een groep zijn de gebruikersrechten ingesteld in de Module Gebruikersrechten. Hierin kan precies vastgelegd worden wat de gebruikers in een groep wel of niet mogen doen en zien. Beveiliging Emailadres en wachtwoord Regel om het wachtwoord na x maanden te vernieuwen Beveiliging op basis van IP-adres Gebruikers krijgen toegang tot het systeem met behulp van een inlognaam en een wachtwoord. De inlognaam (emailadres) wordt bij het aanmaken van een gebruiker automatisch uit het relatiebeheer opgehaald. Het wachtwoord wordt automatisch door het systeem gegenereerd en kan door de gebruiker worden aangepast. Bij het aanmaken van een gebruiker kan aangegeven worden vanaf welke computer deze gebruiker mag inloggen. Er kunnen 1 of meer IP adressen worden opgegeven.  Als het emailadres van een relatie, die ook gebruiker is, gewijzigd wordt, wordt de inlognaam dus ook gewijzigd. Archief Inactieve gebruikers willen we niet altijd verwijderen, omdat we de historie die gekoppeld is aan de gebruiker willen bewaren onder diens naam. Deze gebruikers hebben dan de status niet actief en kunnen gearchiveerd worden. Mocht het zo zijn dat ze op een later tijdstip toch weer actief worden, moeten ze eerst uit het archief gehaald worden, alvorens ze weer actief kunnen zijn.
3.	Medewerkers
	Stappenplan voor de inrichting van Medewerkers: Relatiegegevens Inrichting Functies Overzicht Medewerkers  1.  Relatiegegevens   Elke medewerker wordt eerst opgenomen in het overzicht relaties of in het overzicht relatiebeheer. Een medewerker is in dienst bij de eigen organisatie, dus moet deze ook in relatiebeheer als contactpersoon onder de eigen organisatie opgenomen zijn.  2.  Inrichting Functies   Bij relatiebeheer kunnen we bij de contactpersoon een functie invullen voor de buitenwereld. In het overzicht functies onder Systeem -> Inrichting legt u de interne functies vast. 3. Overzicht Medewerkers   Afhankelijk van de modules die u gebruikt, is het noodzakelijk hier de juiste gegevens in te vullen. De instellingen, die voor een module noodzakelijk zijn, zullen bij de inrichting van die module behandeld worden. Vul eerst hier alle gegevens in, die u wilt vastleggen van een medewerker. Structuur: Overzicht Medewerkers                    Overzicht Arbeidscontracten                                        Overzicht Vakantierechten Uren boeken Er kunnen alleen uren geboekt worden bij medewerkers als medewerkers een geldig contract hebben. Het overzicht arbeidscontract vindt u onder het overzicht medewerkers. Dus kies een medewerker en kies het overzicht onder de eerste menuknop aan de linkerkant van het menu. Geldig contract Op het medewerker overzicht kan automatisch gecontroleerd worden of er een geldig arbeidscontract aanwezig is. Plaats hiervoor een vinkje bij Automatisch achter in dienst.   Vanaf de JAGUAR versie zijn de Vakantierechten in te stellen in het overzicht Jaarstaten. Dit is hier nu samengevoegd. Om het aantal vakantie uren te wijzigen dient u de Jaarstaat te wijzigen. Hier vind u een veld waar u het aantal vakantie uren kunt aangeven per jaarstaat.       Het overzicht medewerkers kan worden uitgebreid met extra vrije velden, als u meer gegevens wilt vastleggen. Bijvoorbeeld voor werkkleding: schoenmaat, convectiemaat, etc.       Het werknemersoverzicht kan gevoelige informatie bevatten. Geef alleen medewerkers, die deze informatie moeten onderhouden, toegang tot dit overzicht.
4.	Mijn Bedrijfsinstellingen
	In Mijn Bedrijfsinstellingen worden de standaard instellingen vastgelegd voor de eigen organisatie. Dit formulier moet voordat we gaan werken met het systeem ingevuld worden. Als een nieuwe module wordt ingericht, moeten ook de bedrijfsinstellingen voor de module nagekeken worden. Ga naar: Mijn Bedrijfsinstellingen
5.	Gebruikersinstellingen en wachtwoord wijzigen
	Elke gebruiker heeft voor bepaalde zaken zijn eigen voorkeuren. Bij Menu / Instellingen / Gebruikersinstellingen kunnen deze voorkeuren vastgelegd worden. Bij Menu / Instellingen / Wachtwoord wijzigen kan het eigen gekozen wachtwoord vastgelegd worden.

• Materiaal
• Arbeid
• Kosten
• Reiskosten

Op basis van deze kostentypes kunnen kostensoorten aangemaakt worden. De kostensoorten zijn bepalend voor de opbouw van een calculatie en de standaard korting of toeslag, die toegepast wordt:
Het is zinvol meerdere kostensoorten aan te maken als we een korting of toeslag willen definiëren voor deze kostensoort of we op basis van deze kostensoort een indeling willen maken in de projectadministratie of in de financiële administratie.

	Kijk voor voorbeelden in de Demo Help Site: overzicht kostensoorten  Een voorbeeld van een andere kostensoort op Arbeid is: Werk Derden.
	In de financiële administratie kunnen we dus de omzet automatisch laten opsplitsen op basis van de gekozen kostensoort.
	Als er in de calculatie geen verkoopcondities gelden, dan zal de opgegeven korting of toeslag van de gekoppelde kostensoort worden toegekend aan de calculatieregels.
	Als kostensoorten achteraf toegekend of gewijzigd worden, wordt dit niet met terugwerkende kracht toegepast op regels die al toegevoegd zijn. Het toepassen of wijzigen van een korting of toeslag op basis van een kostensoort kan met behulp van de functie Manipuleren.

• Gebruikseenheden, Besteleenheden, Prijseenheden
  bv. stuks, meter, lengte, kg, etc.
• Verpakkingseenheden
  bv. rol, doos, etc.
• Tijdseenheden
  bv. uur, dag, jaar, etc.

In alle artikelbestanden worden veel eenheden gebruikt.
Binnen het bestelproces kennen we 3 soorten eenheden:

• GE (Gebruikseenheden)
• BE (Besteleenheden)
  
  • Alle prijzen in artselect zijn omgerekend naar Gebruikseenheid (GE)
  • De omrekenfactor GE/BE bepaalt de verhouding tussen GE en BE.
  • voorbeeld GE is meter, een artikel moet besteld wordt per lengte (BE)
    De omrekenfactor GE/BE staat op 4, dwz dat 1 lengte is gelijk aan 4 meter.
• PE (Prijseenheden)
  
  • De prijs kan in een andere eenheid bepaald worden.
  • De omrekenfactor PE/BE bepaalt de verhouding tussen PE en BE.
  • voorbeeld PE is kg, maar een artikel moet besteld worden per meter
    De omrekenfactor PE/BE staat op 0,3 dwz dat 1 meter is gelijk aan 0,3 kg

• E-mail voor het versturen van een offerte.
• E-mail voor het versturen van een factuur.
• E-mail voor het versturen van een bestelling.
• Enz.

In een e-mail-sjabloon kunnen alle velden (gegevens uit het systeem), dynamisch opgenomen worden.
Hiermee kunnen de generieke mailtjes gemaakt worden.
Zo kunt u bijvoorbeeld de naam van de opdrachtgever (klant) opnemen in een Mail-sjabloon. Dit veld wordt dan automatisch gevuld als u bijvoorbeeld een offerte wilt versturen.

Let op: 
Als er in een lokale omgeving geen mailsjablonen aanwezig zijn, dan wordt er in de bovenliggende centrale omgeving gekeken naar de aanwezigheid van e-mailsjablonen.